# Décret relatif aux pièces justificatives des Dépenses Publiques (D/97/294/PRG/SGG) > Décret · 1997-12-31 · en vigueur. Source : https://guineelex.com/decrets-arretes/decret-d-97-294-prg-sgg > > 6 articles. République de Guinée. Seule la version publiée au Journal Officiel fait foi ; ceci est une source documentaire, non un avis juridique. Décret D/97/294/PRG/SGG du 31 décembre 1997, relatif aux pièces justificatives des Dépenses Publiques. Le Président de la République; Vu la loi fondamentale; Vu le décret D/91/032/PRG/SGG du 26 janvier 1991, portant règlement général sur la comptabilité publique; Vu le décret D/94/111/PRG/SGG du 3 mai 1994, portant organisation du Ministre des Finances; Sur rapport du Ministre au Plan et des Finances; Le Conseil des Ministres entendu. Décrète: ### Article 1 A compter du 1 décembre 1997, toutes les dépenses publiques doivent être justifiées dans les conditions fixées à l'annexe du présent décret. ### Article 2 La liste des dépenses figurant en annexe n'étant pas exhaustive, toute dépense analogue devra être traitée dans des conditions similaires. ### Article 3 Les pièces justificatives énumérées dans l'annexe sont, pour chaque catégorie de dépense y figurant, nécessaires et suffisantes. La non-production de ces pièces entraîne un rejet du dossier par les services financières; mais ceux-ci ne peuvent réclamer aucune autre pièce non citée. ### Article 4 L'annexe au présent décret pourra ultérieurement être modifiée et complétée par arrêté du Ministre chargé des Finances. ### Article 5 Le Ministre chargé des Finances et les Chefs des Départements Ministériels sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent décret qui s'applique à toutes les dépenses publiques, y compris celles réalisées par les services déconcentrés et les organismes décentralisés. ### Article 6 Le présent décret qui prend effet à compter du 1 décembre, sera enregistré et publié au Journal Officiel de la République. Conakry, le 31 décembre 1997 GENERAL LANSANA CONTE. 10 Janvier au 25 Janvier 1998 ### I. ACHATS SUR FACTURES Les coûts des prestations doit être inférieur au seuil de passation des marchés publics (20.000.000 FG au 01/01/93). ### 1.1 Pièces nécessaires pour l'engagement: - fiche d'engagement; - bon de commande; - devis ou facture proforma du fournisseur indiquant le détail des fournitures, les prix unitaires et la somme à payer, et faisant référence au numéro du certificat d'immatriculation au registre des impôts; - si le montant des prestations est compris entre 10 000 000 FG et 20 000 000 FG; 3 devis ou proforma provenant de fournisseurs différents doivent être produits et le fournisseurs ayant les meilleurs prix doit avoir été choisi. ### 1.2 Pièces nécessaires pour le mandatement: - titre de paiement; - copie de la fiche d'engagement; - facture définitive comportant certification du service fait par le Directeur des affaires administratives et financières du Département (DAAF) ou le chef de projet, et faisant référence au numéro du certificat d'immatriculation au registre des impôts; - bon de livraison comportant attestation de bonne réception des marchandises ou travaux par le service destinataire. ### II. MARCHES PUBLICS Cette procédure est obligatoire lorsque le montant des fournitures, travaux ou prestations de services attendus d'un fournisseur atteint un certain seuil (20 000 000 FG au 10 janvier 1993). ### 2.1. Pièces nécessaires pour la réservation de crédits: Seule la fiche de réservation de crédits est nécessaire, mais elle doit impérativement comporter les informations suivantes: - bénéficiaire du marché; - objet du marché; - montant payable au cours de l'année, sur les exercices suivants, et montant total du marché; - date et numéro de visa du service chargé des marchés publics. ### 2.2. Pièces nécessaires pour le premier paiement: Les pièces constitutives du marché sont: - l'acte d'engagement; - le cahier des clauses administratives particulières; - le bordereau des prix unitaires; - le devis; - l'acte de notification du marché; - l'ordre de service; - les avenants éventuels. Ces pièces doivent dans tous les cas être produites en 4 exemplaires, dont un original: - une copie pour la division concernée de la Direction du Budget (dépenses d'investissement ou de fonctionnement); - une copie pour la division du contrôle financier; - une copie conservée par le comptable assignataire; - un original joint au mandat de paiement. La procédure simplifiée, engagement et mandatement simultanés, s'applique automatiquement. Il convient de fournir en outre: ### a) Si le premier paiement est une avance: - fiche d'engagement faisant impérativement référence à la réservation de crédits correspondante; - titre de paiement; - certificat d'immatriculation au registre des impôts; - état liquidatif de l'avance; - caution bancaire représentant 100% du montant de l'avance (exemplaire original indispensable). ### b) Si le premier paiement est un acompte: - fiche d'engagement faisant impérativement référence à la réservation de crédits correspondante; - certificat d'immatriculation au registre des impôts; - titre de paiement; - état liquidatif de l'acompte comportant certificat du service fait par le DAAF ou le chef de projet; - le cas échéant, état liquidatif des actualisations ou révisions de prix. ### c) Si le premier paiement est un paiement unique et intégral: * Pour un marché de fournitures - fiche d'engagement faisant impérativement référence à la réservation de crédits correspondante; - titre de paiement; - certificat d'immatriculation au registre des impôts; - facture ou mémoire indiquant le détail des fournitures, les prix unitaires et la somme à payer, et comportant certification du service fait par le DAAF ou le chef de projet; - bon de livraison comportant attestation de bonne réception par le service destinataire. * Pour un marché de travaux - fiche d'engagement faisant impérativement référence à la réservation de crédit correspondante; - titre de paiement; - certificat d'immatriculation au registre des impôts; - décompte général et définitif, établi par l'entreprise et visé par le DAAF ou le chef de projet; - procès-verbal de réception provisoire ou définitive. ### 2.3. Pièces nécessaires pour les autres paiements: ### a) S'il s'agit d'un compte: - fiches d'engagement faisant impérativement référence à la réservation de crédits correspondante; - titre de paiement; - état liquidatif de l'acompte comportant certification du service fait par le DAAF ou le chef de projet; - le cas échéant, état liquidatif des actualisations ou révisions de prix. ### b) S'il s'agit du paiement pour solde: - fiche d'engagement faisant impérativement référence à la réservation de crédits correspondante; - titre de paiement; - décompte général et définitif, établi par l'entreprise et signé par le DAAF ou le chef de projet; - le cas échéant, état liquidatif des actualisations ou révisions de prix; - procès-verbal de réception provisoire; - un exemplaire de toutes les pièces constitutives du marché, telles que décrites au 2.2. ci-dessus. ### c) S'il s'agit de la restitution de la retenue de garantie: - fiche d'engagement faisant impérativement référence à la réservation de crédits correspondante; - titre de paiement; - procès-verbal de réception définitive. ### III. AUTRES CONTRATS Ces dispositions sont applicables aux contrats d'entretien, aux contrats de maintenance de matériels ou encore aux contrats de bail. La procédure simplifiée comportant engagement et mandatements simultanés doit être appliquée. ### 3.1. Pour le premier paiement: - fiche d'engagement; - titre de paiement; - certificat d'immatriculation au registre des impôts s'il s'agit d'un contrat avec une entreprise ou un établissement privé; - contrat en 4 exemplaires, dont un exemplaire original destiné à être joint au mandat. 10 Janvier au 25 Janvier 1998 ### 3.2. Pour les paiements suivants: - fiche d'engagement; - titre de paiement comportant impérativement la référence au contrat correspondant et les références du mandat auquel est joint l'original du contrat. ### DISPOSITIONS PARTICULIERES ### I. DETTE PUBLIQUE ### 1.1. Pour les échéances normales de la dette extérieure: Une procédure dérogatoire a été instituée, qui consiste à établir l'ordre de paiement en devises avant l'engagement comptable. ### a) Pièces à produire lors de l'émission de la dépense - projet d'ordre de paiement en devises; - état de mise en règlement des échéances du mois, présenté sous forme d'un tableau annexé à l'ordre de paiement. ### b) Pièces à produire lors de la régularisation - fiche d'engagement de régularisation; - titre de paiement de régularisation, comportant référence au numéro de l'ordre de paiement correspondant; - avis de débit de la Banque centrale de la République de Guinée. ### 1.2. Pour les arriérés commerciaux: La procédure simplifiée, engagement et mandatement simultanés, doit être utilisée. ### a) Pièces à produire lors du premier versement - fiche d'engagement; - titre de paiement; - certificat d'immatriculation au registre des impôts; - convention de consolidation (assortie d'un échéancier précis) en 3 exemplaires, dont un original qui sera joint au mandat; - pouvoir de représentation de la société, visés par la cellule juridique du Ministère chargé des Finances. ### b) Pièces à produire lors des autres versements - fiche d'engagement; - titre de paiement portant impérativement la référence de la convention de consolidation et les références du mandat auquel est joint l'original de la convention. ### 1.3. Pour les échéances de la dette viagère: - fiche d'engagement et mandat (simultanément); - état informatique de liquidation des pensions; - bordereau général de règlement; - état des variations des éléments de liquidation. ### 1.4. Versement du capital-décès: - fiche d'engagement et mandat (simultanément); - arrêté du Ministre chargé des Finances portant liquidation des droits; **Nota:** les pièces justificatives permettant de préparer un projet d'arrêté sont: certificat de cessation de paiement (émis par le service gestionnaire) s'il s'agit d'un agent en activité ou du carnet de pensions pour un pensionné, un certificat de décès, l'arrêté de radiation pour un agent en activité, une demande de liquidation présentée par les héritiers, un certificat d'hérédité. ### II. DEPENSES DE PERSONNEL ### 2.1. Rémunérations civiles et militaires - fiche d'engagement et mandat (simultanément); - état nominatif des éléments de salaire; - bordereau général de règlement; - état des variations des éléments de salaire (cet état n'est pas joint en cas d'engagement déconcentré). ### 2.2. Prime de départ - fiche d'engagement et mandat (simultanément); - arrêté de licenciement ou de radiation de l'agent; - état de liquidation des droits de l'agent; - état nominatif de règlement, en cas de bénéficiaires multiples. ### 2.3. Rémunérations des ambassades - fiche d'engagement et mandat (simultanément); - état nominatif des éléments de salaire par ambassade, libellé en USD; - copie de l'avis de débit émanant de la BCRG. **Nota:** l'ordre de paiement en devises et la fiche d'engagement provisoire sont justifiés par l'état nominatif indiqué ci-dessus. ### 2.4. Autres rémunérations - fiche d'engagement et mandat (simultanément); - pour les contractuels: arrêté d'engagement du personnel ou copie du contrat; - pour les primes: copie ou référence de l'acte institutif de la prime, acte ou référence de l'acte fixant le taux; - état nominatif de liquidation, soit en devises, soit en francs guinéens; - copie de l'avis de débits émanant de la BCRG. **Nota:** l'ordre de paiement en devises et la fiche d'engagement provisoire sont justifiés par l'état nominatif de liquidation libellé en devises annoté des références de l'arrêté d'engagement ou du contrat. ### 2.5. Frais d'hospitalisation - fiche d'engagement et mandat (simultanément); - certificat de prise en charge; - facture de l'établissement de santé, ou état des débours de soins de médicaments. ### 2.6. Frais d'évacuation sanitaire exceptionnelle - fiche d'engagement et mandat (simultanément); - rapport médical attestant la nécessité d'évacuation établi par le médecin agréé du Ministère chargé de la Santé; - copie du télex ou télécopie de l'estimation des frais émanant de l'établissement de santé où le malade sera soigné; - requête du Département Ministériel employeur comportant identification du fonctionnaire bénéficiaire; - copie de l'avis de débit émanant de la BCRG. **Nota:** l'ordre de paiement en devises et la fiche d'engagement provisoire sont justifiés par la requête du Département employeur et par la copie du télex ou de la télécopie. ### II. FRAIS DE DEPLACEMENT ### 3.1. Indemnité journalière de mission à l'intérieur: ### a) Pièces à produire lors de l'engagement L'ordre de mission valant fiche d'engagement (selon le modèle annexé à l'arrêté n° 91/2182/PRG/SGG du 18 avril 1991) doit être produit en 4 exemplaires. ### b) Pièces à produire lors du mandatement - bordereau récapitulatif des ordres de mission payés durant le mois écoulé; - un exemplaire de chaque ordre de mission acquitté; - mandat de régularisation. ### 3.2. Frais de transport à l'intérieur: ### a) Pièces nécessaires à l'engagement * En cas de déplacement définitif - fiche d'engagement; - état liquidatif des frais de transport à l'intérieur valant fiche d'engagement (modèle annexé à l'arrêté n° 91/1607/MEF/CAB du 26 février 1991), produit en 3 exemplaires; - acte administratif d'affectation ou de mise à la retraite (décret, arrêté ou décision); - pièces justificatives de l'état-civil, nécessaires à la reconnaissance des droits de la famille, (actes de mariage, actes de naissance, certificats de vie...). * En cas de déplacement temporaire ### Par voie terrestre - ordre de mission (déjà établi dans le cadre du paiement des indemnités de mission); - état liquidatif des frais de transport à l'intérieur valant fiche d'engagement (modèle annexé à l'arrêté n° 91/1607/MEF/CAB du 10 Janvier au 25 Janvier 1998 26 février 1991), produit en 3 exemplaires. Par voie aérienne, ferroviaire ou maritime - fiche d'engagement; - ordre de mission; - facture proforma de la compagnie de transport; - bon de commande. b) Pièces nécessaires au mandatement * En cas de déplacement définitif ou de déplacement temporaire par voie terrestre - bordereau récapitulatif des états liquidatifs payés pendant le mois écoulé; - un exemplaire de chaque état acquité; - mandat de régularisation. En cas de déplacement temporaire par voie aérienne, ferroviaire ou maritime - titre de paiement; - billet d'avion, de train ou facture de la compagnie de transport. IV. FRAIS D'HEBERGEMENT Sont concernés uniquement les frais de location de chambres et les taxes de séjour. Les frais de restauration, téléphone et blanchisserie ne sont pas pris en charge. 4.1. Pièces à produire lors de l'engagement: - fiche d'engagement; - devis ou facture proforma fixant le montant à payer pour le nombre de nuits prévu; - bon de commande valant demande de prise en charge à adresser au Directeur de l'hôtel; 4.2. Pièces à produire lors du mandatement: - titre de paiement; - copie de la fiche d'engagement; - facture définitive comportant certification du service fait par le DAAF ou le chef de projet. V. DEPENSES D'INTERVENTION La procédure simplifiée, engagement et mandatement simultanés, s'applique automatiquement. 5.1. Subventions - fiche d'engagement; - titre de paiement; - arrêté attributif de subvention, signé par le Ministre chargé des Finances. 5.2. Bourses scolaires: a) Pour le premier versement au boursier - fiche d'engagement; - titre de paiement; - arrêté d'octroi, précisant la durée de la bourse et signé conjointement par le Ministre chargé des Finances et le Ministre de tutelle, en 4 exemplaires dont un original à joindre au mandat; - état de liquidation. b) Pour les autres versements - fiche d'engagement; - titre de paiement portant le numéro de l'arrêté d'octroi et les références du mandat auquel est joint l'original de l'arrêté; - état de liquidation. 5.3. Prêts et avances: - fiche d'engagement; - titre de paiement; - convention d'attribution en 4 exemplaires, dont un original sera joint au mandat. La convention doit comporter impérativement: la désignation du bénéficiaire, les conditions d'octroi et les modalités de remboursement présentées avec un échéancier.