Décret / Arrêté
Arrêté réglementant les conditions d'exercice de la profession de Notaire
Arrêté réglementant les conditions d'exercice de la profession de Notaire (3906 MJ - 86) — décret / arrêté de la République de Guinée actuellement en vigueur, du 10 juillet 1986. Texte intégral, 60 articles.
Sommaire · 8
Arrêté n° 3906 MJ - 86 du 10 juillet 1986
LE MINISTRE DE LA JUSTICE GARDE DES SCEAUX,
Vu la déclaration de prise effective du pouvoir par l'Armée en date du 3 Avril 1984,
Vu la Proclamation de la 2e République,
Vu l'Ordonnance n° 009/PRG du 18 Avril 1984, prorogeant la validité des Lois et Règlements en vigueur au 3 Avril 1984,
Vu l'Ordonnance n° 321/PRG du 22 décembre 1985, portant réorganisation du Gouvernement de la 2e République ;
Vu l'Ordonnance n° 325-PRG/du 28 décembre 1985 habilitant le Ministre de la Justice, Garde des Sceaux à réglementer par arrêtés les conditions d'exercer des professions de Notaires, Hussiers et Commissaires-Priseurs ;
Article premier
Les notaires sont des Officiers publics chargés de recevoir les actes et contracts auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d'authenticité attaché aux actes de l'autorité publique, et pour en assurer la date, en conserver le dépôt, en délivrer les grosses et expéditions.
Article 2
Les officiers des Notaires sont créés par Arrêté du Ministre de la Justice, garde des Sceaux. Au siège des Juridictions où il n'a pas été créé d'office, les fonctions notariales sont exercées par les greffiers en Chef de ces Juridictions, lesquels prennent le titre de Greffiers notaires.
Ils cessent leurs fonctions par le seul fait de la création d'un Office dans le ressort de la Juridiction à laquelle ils appartiennent.
Article 3
Les notaires titulaires exercent leurs fonctions sur toute l'étendue du Territoire National, ou éventuellement, dans le ressort qui leur est fixé dans la décision de nomination.
Article 4
Les notaires titulaires d'un office peuvent employer habituellement des collaborateurs qui concourent sous leur direction et leur responsabilité à la rédaction des actes, à l'établissement et au règlement des dossiers. Ces collaborateurs prennent le titre de clerc ou de premier clerc.
CHAPITRE II
NOMINATION — CESSATION DE FONCTIONS
Section 1. Nomination
Article 5
Les notaires titulaires d'un office sont nommés par arrêté du Ministre de la Justice parmi les candidats réunissant les conditions ci-après : — être de Nationalité Guinéenne,
— être majeur,
— avoir la jouissance de ces droits civiles et politiques,
— être titulaires d'un Diplôme reconnu équivalent ou,
— être titulaire d'un diplôme délivré par une école de Natariet et avoir accompli le Stage réglementaire ;
— être Greffiers en exercice ayant au moins dix années d'expériences à la date d'entrée en vigueur du présent Arrêté.
Article 6
Les candidats aux fonctions de notaire doivent faire parvenir leur requête accompagnée de leur dossier au Garde des Sceaux, Ministre de la Justice. Les notaires sont nommés titulaires d'un Office par Arrêté du Garde des Sceaux, Ministre de la Justice.
Cet Arrêté fixe la résidence du Notaire.
Art. — 7. Les notaires titulaires d'un office n'ont pas le droit de présenter de successeur.
Tout acte ou convention portant cession d'office ou de clientèle est nul et entraîne la révocation du notaire contractant.
Article 8
Les notaires titulaires d'un office sont assujettis au versement d'un cautionnement constitué en espèce spécialement affecté à la garantie des condamnations susceptibles d'être prononcées contre eux à l'occasion des fautes comises par eux dans l'exercice de leurs fonctions. Le montant de ce cautionnement est fixé à cinq cent mille francs guinéens. Ils sont tenus également d'assurer leur responsabilité professionnelle.
Article 9
Avant d'entrer en fonctions, les notaires titulaires d'un office doivent prêter, devant la Cour d'Appel, le serment de remplir leurs fonctions avec fidélité et probité. Ils ne sont admis au serment qu'en présentant la quittance constatant le versement du cautionnement.
Ils doivent, dans les mêmes temps, déposer au greffe de la Cour d'Appel et au Greffe de la Juridiction de leur résidence, leur signature et leur paraphe.
Article 10
Les notaires titulaires d'un office qui se trouvent dans l'impossibilité par suite de l'âge, de la maladie, de blessures ou d'infirmités, sont déclarés démissionnaires. La cessation des fonctions de notaire titulaire d'office peut résulter encore :
— de la démission acceptée ou constatée,
— du décès,
— de la destitution.
Article 11
La décision prononçant la démission du notaire titulaire d'un office et se trouvant dans la situation prévue à l'Article 10 al. 1 est prise par le Ministre de la Justice après avis d'une commission composée ci-après :
- - le Président de la Cour d'Appel
- - un Ayocat désigné par le Conseil de l'Ordre des Avocats.
- - un notaire titulaire d'un office,
- - deux médecins désignés par le Conseil de l'Ordre des médecins ou, à défaut, le Ministre de la Santé.
Cette commission entend le Procureur Général en ses conclusions, ainsi que l'intéressé qui reçoit au préalable communication de toutes les pièces du dossier.
Article 12
Le Notaire titulaire d'un office qui a exercé pendant dix années consécutives, peut obtenir le titre de notaire honoraire.
SECTION 2. CONGE
Article 13
Le notaire titulaire d'un office, ne peut s'abstenir, même pour cause de maladie, sans un congé accordé par Arrêté du Ministre de la Justice. Aucun congé ne peut dépasser un durée de deux mois par an, sauf empêchement de force majeure ou toute autre excuse légitime.
En ce qui concerne les greffiers notaires, il n'est pas dérogé aux règles concernant leurs congés, telles que déterminées par la Statut Général de la Fonction Publique.
Article 14
Le notaire titulaire d'un office est suppléé pendant son absence pour congé régulier, par un intérimaire désigné par le Garde des Sceaux, Ministre de la Justice sur présentation du notaire. A défaut de présentation, l'intérimaire est désigné d'office.
Peuvent être chargés de l'intérim :
- - un notaire
- - un premier clerc
- - un greffier en chef.
Article 15
En cas de vacance de l'office par suite de décès, destitution, démission ou suspension temporaire le Garde des Sceaux désigne un intérimaire parmi les personnes énumérées à l'article précédent. Il peut également inviter le Ministère Public à prendre toute mesure conservatoire, notamment rendre indispensable les comptes personnels du notaire et des clients.
Il est procédé à l'inventaire des dossiers, livres et espèces détenus par le notaire. Les livres sont arrêtés, les minutes et les répétitions mis sous scellés. La garde des scellés et des archives est assurée par le greffier en Chef, jusqu'à l'entrée en fonction de l'intérimaire.
Article 16
En cas de décès d'un greffier-notaire ou chaque fois que celui-ci, pour une cause quelconque, se trouve définitivement empêché de remplir ses fonctions, il est procédé comme il est dit aux alinéas 2 et 3 de l'article précédent. Le remplacement est assuré de plein droit par un fonctionnaire provisoirement habilité à exercer les attributions du greffier en Chef de la Juridiction intéressée.
CHAPITRE III
DEVOIRS ET OBLIGATIONS
Article 17
Les greffiers notaires sont soumis, quant à l'exercice de la fonction notariale, à toutes les obligations imposées aux notaires titulaires d'un office.
Article 18
Les notaires sont tenus de prêter leur ministère lorsqu'ils en sont requis. Cependant les notaires ne peuvent recevoir les actes dans lesquels leurs parents ou alliés en ligne directes à tous les degrés et en ligne collatérale jusqu'au degré d'oncle et de neveu inclusivement seraient parties, ou contiendraient des dispositions en leur faveur.
Article 19
Le notaire doit résider dans la localité qui est désigné comme siège de l'office, sous peine d'être considéré comme démissionnaire.
Article 20
Les fonctions de notaire sont incompatibles avec toute fonction publique ou privée. Toutefois les Greffiers-notaires cumulent l'exercice de leurs fonctions notariales avec celles du greffier en Chef de la Juridiction à laquelle ils appartiennent.
Article 21
Les notaires ne peuvent réclamer ni recevoir d'autres droits et honoraires que ceux fixés par les lois et règlements. Ils ne peuvent conserver par dévers eux pendant plus de six mois les sommes qu'ils détiennent pour le compte d'un tiers à quelque titre que ce soit.
Toute somme qui n'a pas été remise aux ayants droit avant l'expiration de ce délai est versée au Trésor.
Les notaires à l'exclusion des greffiers notaires, peuvent toutefois conserver ces fonds pour une nouvelle période de même durée sur la demande écrite des intéressés.
Sont exceptées des obligations ci-dessous les sommes versées à titre de provision sur frais d'acte à intervenir.
Article 22
Les greffiers-notaires perçoivent les mêmes émoluments que les titulaires d'un office. Ils sont toutefois tenus de reverser à l'État une partie de leurs émoluments dont le taux est fixé à 50 %.
Article 23
A l'effet de permettre le recouvrement au profit du Budget général, du taux prévu à l'article précédent, chaque greffier notaire dans les dix jours qui suivent soit le trimestre civil, soit la date de cessation, de ses fonctions, doit dresser un état certifié des honoraires perçus pendant la période écoulée. Cet état visé par le Ministère Public est transmis à la Chancellerie qui fait parvenir au service chargé du recouvrement.
CHAPITRE IV
COMPTABILITE
Article 24
Les notaires doivent tenir, à peine de sanctions disciplinaires :
- - un répertoire
- - un livre journal des espèces
- - un livre journal des valeurs
- - un grand livre des espèces
- - un grand livre des valeurs
- - un registre de frais d'actes
- - un registre spécial des balances trimestrielles
- - un registre à souches
- - un registre de dépôt de testaments clographes.
Ces livres sont cotés et paraphés par le Président de la Juridiction près laquelle le notaire exerce.
Ils doivent en outre ouvrir en banque un compte-clients et un compte personnel.
Le compte-clients doit comporter toutes les sommes qu'ils reçoivent dans l'exercice de leur ministère, à quelque titre que ce soit.
Le compte personnel doit comporter toutes les sommes entrant dans leur patrimoine personnel.
Article 25
Le répertoire doit comporter l'indication :
- - de l'espèce de l'acte, c'est-à-dire la mention qu'il est en minute ou en brevet.
- - de la somme prêtée, cédée ou transportée s'il s'agit d'obligation, cession ou transport.
Article 26
Le livre spécial des espèces doit comporter jour par jour, sans blancs, lacunes ni transports en marge notamment :
- - le nom des parties
- - les sommes dont le notaire aura été constituer détenteur ou leur destination, ainsi que les recettes de toute nature et les sorties de fonds.
Chaque article porte un numéro d'ordre et contient le renvoi ou folio du grand livre des espèces où se trouvent reportées soit la recette soit la dépense.
Article 27
Le livre journal des valeurs doit mentionner jour par jour sans blancs ni lacunes ni transports en marge, les entrées ou sorties de titre ou valeurs, avec indication de leur numéro et leur date de jouissance les noms et demeure des clients et la cause du dépôt.
Article 28
Le grand livre des espèces contient le compte de chaque client dressé par relevé de toutes les recettes et de toutes les dépenses effectuées par lui.
Article 29
Le grand livre des valeurs contient le compte de chaque client dressé par le relevé de toutes les rentrées et sorties de valeurs effectuées par lui.
Article 30
Le registre des frais d'actes contient dans l'ordre chronologique les actes reçus par le notaire sous le nom du client débiteur, le détail des frais et honoraires de chaque acte.
Article 31
Le registre spécial des balances trimestrielles présente sur la même page double les balances trimestrielles des comptes figurant au grand livre des espèces.
Article 32
Chaque notaire est tenu, pour toutes les sommes par lui encaissées et pour toutes les valeurs déposées en son étude, de donner un reçu extrait du registre à souche.
Article 33
Le registre de dépôt des testaments olographes, mentionné à la date du dépôt, les nom, prénom, profession, domicile et lieu de naissance des personnes qui remettent un testament olographe. Ce registre ne fera aucune mention de la teneur du testament déposé.
Article 34
Si à l'époque où les notaires auront connaissance du décès de la personne dont le testament olographe aura été déposé en leur étude, aucune partie intéressée ne se sera présentée, ils devront eux-mêmes remettre ledit testament au Président du Tribunal après en avoir donné avis au Parquet.
Article 35
Le Procureur Général est chargé de vérifier la comptabilité des notaires. Cette vérification porte :
- - sur la tenue des livres prévus aux articles précédents
- - sur la conformité de leurs écritures avec la situation tant du compte spécial du Trésor que des espèces, titres et valeurs qu'ils détiennent :
- - sur l'exactitude de comptes d'honoraires inscrits sur le registre des frais d'actes, à quelque titre que ce soit.
- - sur la tenue du registre à souches.
Pour exercer son contrôle il peut déléguer tout magistrat du Parquet. Le Procureur Général ou le magistrat délégué par lui, doit une fois au moins par an, procéder à la vérification de chaque étude de notaire.
Ils sont autorisés à se faire assister d'un fonctionnaire de l'administration de l'enregistrement pour la vérification de la comptabilité au point de vue technique.
Ils apposent leur visa sur les registres, avec l'indication du jour de la vérification.
Les magistrats délégués transmettent sans délai au Procureur Général, le compte-rendu de leur opérations constatant pour chaque étude, les résultats de la vérification et accompagné de leurs avis motivé.
Article 36
Le Procureur Général ou le magistrat délégué ont le droit de se faire représenter à l'étude du notaire, les registres de comptabilité, le répertoire et tout document dont ils jugent la représentation utile à leur mission.
Article 37
Le notaire instrumenté seul, sauf toutefois, quand les parties déclarent ne pas avoir signé, auquel cas il doit être assisté de témoins. Les témoins instrumentaires doivent être majeurs, savoir signer, avoir la jouissance de leurs droits civiles et être honorablement connus.
Le mari et la femme ne peuvent être témoins dans un même acte.
La présence des témoins n'est requise qu'au moment de la lecture de l'acte par le notaire et de la déclaration qu'elles ne savent ou ne peuvent signer, faite par les parties. Mention de ces formalités doit être portée dans l'acte sous peine de nullité.
Article 38
Les nom et prénoms, l'état et le domicile des parties doivent être connus des notaires qui, à défaut devront procéder, sous leur responsabilité, à toute vérification nécessaire à l'effet de s'assurer de leur identité. Dans ce dernier cas, mention devra être faite dans l'acte des vérifications effectuées.
Article 39
Tous les actes doivent énoncer :
- - les nom et lieu de résidence du notaire
- - les nom, prénoms, qualité et domicile des parties
- - les nom, prénoms, qualité et domicile des témoins lorsque leur présence est requise
- - le lieu, l'année, le mois et le jour où les actes sont passés
Les dates et les sommes doivent figurer en toutes lettres dans le corps des actes.
Article 40
Les actes des notaires sont, sous leur responsabilité, soit écrits à la main, soit dactylographiés ou imprimés au moyen d'une encre indélébile. Ils sont, dans tous les cas rédigés en un seul contexte, lisiblement, sans abréviation, blanc, surcharge, addition dans le corps de l'acte, lacune ni interligne.
Les mots surchargés, interlignés ou ajoutés sont nuls.
Les mots qui doivent être rayés, le sont de manière que leur nombre puisse être constaté en marge de la page correspondante ou à la fin de l'acte et sont approuvés de la même matière que les renvois écrits en marge.
Article 41
Les renvois et les apostilles ne peuvent être inscrits qu'en marge, ils seront signés ou paraphé comme les renvois écrits en marge, mais encore approuvés par les parties à peine de nullité du renvoi.
Article 42
Dans tous les cas, les actes reçus par les notaires rédigés en tout ou en partie autrement qu'à la main, doivent être paraphés au bas du recto de chaque feuillet par les parties, le notaire et les témoins s'il en est exigé, sous peine de nullité des feuillets non revêtus des signatures.
Article 43
Chaque notaire est tenu d'avoir un Sceau portant ses nom, qualités, résidence en République de Guinée. Les brevets, grosses, expéditions ou extraits des actes portant l'empreinte du sceau.
Article 44
Les grosses expéditions ou extraits sont établis de la même façon que les minutes.
Article 45
Les notaires sont tenus d'annexer aux actes reçus par eux ou déposés au rang de minutes, soit l'original ou l'expédition, soit la traduction certifiée par un traducteur asserment et signée des parties, de tous actes émanant d'autres officiers publics. Une analyse sommaire desdites pièces doit figurer dans l'acte auquel elles sont annexées ou dans l'acte fait en suite de leur dépôt au rang de minutes. Les notaires ne pourront établir des pouvoirs, des délégations et des substitutions concernant une société civile ou commerciale ayant son siège en Guinée, qu'après avoir déposé au rand de leur minutes, avec ou sans reconnaissance de leur écritures, les pièces constitutives et modificatives de la société.
Article 46
Les actes notariés sont signés par le notaire, les parties, et, le cas échéant par les témoins. La minute fait mention de la signature et de la lecture de l'acte faite aux parties.
Article 47
Toutes les fois qu'une personne ne parlant pas la langue officielle est partie ou témoin, le notaire doit être assisté d'un interprète ayant prêté serment devant le Tribunal de 1er instance ou la Justice de Paix de sa résidence. Cet interprète traduit littéralement l'acte et le signe. Les parents ou alliés, soit des parties contractantes, soit du notaire, en ligne directe à tous les degrés, et en ligne collatérale, jusqu'au degré d'oncle ou de neveu inclusivement ne peuvent remplir les fonctions d'interprète dans les cas prévus par le présent article.
Tous les actes notariés font foi, en justice, de la convention qu'ils renferment, entre les parties contractantes et leurs héritiers ou ayant-s-cause.
Ils sont exécutoires sur toute l'étendue du Territoire de la République.
Néanmoins, en cas de plainte en faux principal, l'exécution de l'acte argué de faux est suspendue par la mise en accusation. En cas d'inscription de faux faite incidemment, les Tribunaux peuvent, suivant la gravité des circonstances, suspendre provisoirement l'exécution de l'acte.
Article 48
Les actes qui ne sont pas revêtus de la signature de toutes les personnes dont la participation est requise, sont nuis et de nullité absolue. Les actes faits en contravention des prescriptions édictées par le présent Arrêté sont également nuis. Toutefois, l'acte revêtu de la signature de toutes les parties contractantes, vaut comme acte sous seing privé.
Dans tous les cas, le notaire contrevenant peut être condamné à des dommages-intérêts envers la partie lésée nonobstant toute sanction disciplinaire.
Les poursuites judiciaires entraînant pour le notaire en cause, condamnation à l'amende ou à des dommages-intérêts, sont portées devant la juridiction de première instance du lieu où il exerce son ministère.
SECTION 2 : CONSERVATION
Article 49
Les notaires sont tenus de garder minute de tous les actes qu'ils reçoivent. Néanmoins, peuvent être dressés en brevet, les procès-verbaux des déclarations du testament en cas de testament mystique, les certificats de vie, procurations, actes de notoriété, quittances de loyer, de salaire, d'arverage de pension, de sommes quelconques si les parties le requièrent, et les autres actes simples dans les cas où la loi l'autorise.
Peuvent également être passés en simple brevet ou en minute, au choix des parties, les actes relatifs à des conventions qui ne s'appliquent qu'à des objets purement mobiliers, lorsqu'ils ne contiennent pas de dispositions que des tiers pourraient invoquer.
SECTION 3 : DELIVRANCE
Article 50
Le droit de délivrer des grosses, expéditions et extraits n'appartient qu'au notaire, possesseur de la minute, tout notaire peut délivrer copie de l'acte qui lui a été déposé pour minute.
Article 51
Les notaires ne peuvent se dessaisir d'aucune minute si ce n'est dans le cas prévus par la loi et en vertu d'un jugement. Avant de se dessaisir de la minute, ils en établissent et signent une copie figurée ou une reproduction qui, après avoir été certifiée par le Président de la Juridiction de leur résidence, est substituée à la minute dont elle tient lieu jusqu'à sa réintégration.
Article 52
Les notaires ne peuvent également sans une Ordonnance du Président de la Juridiction de leur résidence, délivrer une expédition ni donner connaissance des actes qu'ils détiennent à d'autres fins qu'aux personnes intéressées en nom direct, héritiers ou ayant-droit à peine de dommages-intérêts, et d'une amende et d'être en cas de récidive, suspendus de leurs fonctions pour une durée allant de trois mois à un an. Les présentes dispositions ne sont toutefois pas applicables dans les cas où la loi prescrit la communication des actes et des registres aux préposés de l'enregistrement ou la délivrance d'extraits à publier à la porte de la salle d'audience des Tribunaux.
Article 53
Les grosses sont délivrées en forme exécutoire ; elles sont intitulées et terminées dans les mêmes termes que les jugements des Tribunaux. Il doit être fait mention sur la minute de la délivrance d'une première grosse à chacune des parties intéressées.
IL ne peut leur en être délivré d'autres à peine de destitution sauf à procéder conformément aux règles de procédure civile.
CHAPITRE V
DISCIPLINE DES NOTAIRES
Article 54
Les Ministre de la Justice, Garde des Sceaux et le Procureur Général près la Cour d'Appel exercent la surveillance et la discipline à l'égard des notaires.
Article 55
Toutes contraventions à la législation en vigueur, toute infraction aux règles professionnelles, tout fait contraire à la probité, à l'honneur ou à la délicatesse commis par un notaire, même se rapportant à des faits extra-professionnels peuvent donner lieu à des sanctions disciplinaires sans préjudice des dommages-intérêts à allouer à la partie lésée.
Article 56
Le Procureur Général près la Cour d'Appel peut prononcer contre le notaire titulaire d'un office, après l'avoir entendu, le rappel à l'ordre et la censure.
Article 57
À l'égard des peines plus graves, il est statué par Arrêté du Ministre de la Justice après audition du notaire mis en cause. En cas de faute grave, le notaire peut se voir interdire provisoirement l'exercice de ses fonctions par le Procureur Général à charge par lui, d'en référer immédiatement au Ministre de la Justice.
L'interdiction cesse de plein droit dès qu'il est prononcé sur la sanction disciplinaire.
Article 58
Tout manquement aux devoirs et aux obligations imposés aux notaires titulaires d'un office peut être sanctionné par l'une des mesures disciplinaires suivantes :
- 1. le rappel à l'ordre.
- 2. la censure
- 3. la suspension à temps pour une durée ne pouvant excéder une année
- 4. la destitution.
Article 59
Les greffiers notaires ne sont passibles que des peines disciplinaires prévues par la Statut du Corps auquel ils appartiennent sans préjudice des poursuites pénales pour les faits réprimés par la loi pénale.
Article 60
Le présent arrêté qui prend effet pour compter de sa date de signature sera enregistré et publié au Journal Officiel de la République.