Arrêté fixant la procédure d'examen des projets et études sur l'organisation et le fonctionnement des services publics de l'Etat et de visa du Commissaire général à la réforme administrative

Arrêté n° 5540/PRG/CGRA/ du 30 Juin 1987 fixant la procédure d'examen des projets et études sur l'organisation et le fonctionnement des services publics de l'Etat et de visa du Commissaire général à la réforme administrative.**

Le Commissaire Général,

Arrête :

Article 1 content_copy

Les études et projets de réorganisation visant une modification de l'organisation et du fonctionnement d'un service public de l'Etat aussi bien au niveau central qu'au niveau déconcentré ou décentralisé doivent être soumis pour avis et observations au Commissaire général à la réforme administrative.

Cette obligation concerne notamment les études et projets visant :

• - la création d'un nouveau service central, déconcentré ou rattaché, d'un établissement public, office ou tout autre organisme autonome ou la transformation de sa nature juridique ;
• - la modification par un acte législatif ou réglementaire, même à caractère interne, des structures, attributions et modes de fonctionnement d'un service ;
• - la création d'un projet d'assistance extérieure modifiant l'organisation, les attributions ou le mode de fonctionnement d'un service ;
• - la réalisation du programme spécial d'évaluation et de sélection du personnel d'un service ;
• - la description des postes et l'élaboration d'un plan de formation en cours d'emploi et du perfectionnement du personnel d'un service ;
• - la modification des procédures de gestion des moyens humains, matériels et financiers d'un service.

J UIN 1987

Article 2 content_copy

Les services techniques du commissariat général à la réforme administrative examinent les études et projets qui lui sont soumis du point de vue :

• - de leur conformité aux textes législatifs et réglementaires portant les principes généraux de l'organisation et du fonctionnement des services publics;
• - de leur cohérence par rapport aux principes et orientations de la réforme administrative arrêtés par le gouvernement ;
• - du respect des attributions des autres services publics et de la législation en vigueur dans le domaine concerné de l'intervention de l'État;
• - de l'efficacité des mesures proposées et de leur impact sur les moyens humains, matériels et financiers à mettre en œuvre.

Article 3 content_copy

Dans le cadre de l'exercice des attributions visées aux articles 1 et 2 ci-dessus mentionnés, le Commissaire général à la réforme administrative peut recourir, en cas de besoin, à la concertation technique interministérielle ou faire appel aux organismes consultatifs prévus à cet effet.

Article 4 content_copy

Le Commissaire général à la réforme administrative vise avant sa signature tout contrat d'études et de conseils concernant l'organisation et le fonctionnement des services civils de l'État.

Article 5 content_copy

L'intervention du Commissaire général à la réforme administrative a pour but de préserver la cohérence d'une intervention ponctuelle dans l'organisation et le fonctionnement des services publics par rapport au processus global et la politique générale de la réforme administrative.

Elle vise également :

• - l'économie des moyens par la limitation au strict besoin des interventions des bureaux d'étude ou sociétés de service ou organismes extérieurs à l'administration guinéenne dans ce domaine;
• - la plus grande efficacité de ces interventions en les faisant évoluer là où elles sont vraiment nécessaires;
• - le meilleur rapport coût-avantage de ces interventions.

Article 6 content_copy

L'appréciation du Commissaire général à la réforme administrative sur les contrats visés porte notamment sur les points suivants :

• - les objectifs poursuivis et leur cohérence par rapport au programme et orientation de la réforme administrative;
• - l'utilité de recourir à un bureau d'étude ou société de service ou à un organisme extérieur à l'administration. A cet effet, il sera tenu compte de la nature et de la complexité des problèmes à résoudre, des capacités techniques et des charges de travail du service concerné lui-même, de l'assistance technique dont il dispose déjà et des services spécialisés de l'administration guinéenne notamment ceux du commissariat général à la réforme administrative;
• - la précision, la clarté et l'adéquation des termes de référence ou du cahier de charge du contrat par rapport aux objectifs déjà identifiés;
• - l'adéquation qualitative et quantitative des apports contractés par rapport aux tâches à exécuter selon le calendrier prévu à cet effet;
• - la justification des coûts du contrat en tenant compte des prix moyens des services proposés, des tâches à exécuter, des moyens à mettre en œuvre et la création des services nationaux devant participer à l'exécution des termes du contrat.

Article 7 content_copy

Les services du commissariat général à la réforme

• - dans la détermination des termes de référence et des cahiers de charge des études d'organisation que les services concernés veulent aconfler à un organisme extérieur à l'administration guinéenne;
• - dans la sélection des organismes extérieurs intéressés en formulant leurs avis techniques concernant les offres soumises;
• - dans l'examen des termes du contrat avant sa signature avec l'organisme extérieur sélectionné;
• - dans l'évaluation des résultats obtenus avant le paiement de la solde et la clôture définitive du contrat d'étude.

Section 1 : Identification des besoins en études d'organisation et élaboration des termes de référence.

Article 8 content_copy

Le service public qui souhaite réaliser avec l'assistance d'un bureau d'étude ou société de service ou organisme extérieur à l'administration guinéenne une étude d'organisation visant un des objectifs cités à l'article 1 du présent arrêté soumet au commissariat général à la réforme administrative le projet des termes de référence de l'étude envisagée, accompagné d'un exposé de motifs justifiant les besoins d'une telle étude et la nécessité de recouvrir à un organisme extérieur à l'administration guinéenne. Le service concerné peut saisir le commissariat général à la réforme administrative pour conseil et assistance en ce qui concerne l'identification et l'évaluation de ses besoins en la matière et la formulation des termes de références.

Article 9 content_copy

Le commissariat général à la réforme administrative formule ses avis et considérations et les transmet au chef de département concerné. Cet avis, à caractère consultatif peut être ou favorable, ou favorable sous réserve de modifications ou défavorable. L'avis défavorable peut être lié à la possibilité de réaliser les objectifs poursuivis par les moyens propres de l'administration guinéenne.

Dans ce cas, le commissariat général à la réforme administrative propose son assistance pour la réalisation de l'étude ou indique un autre service compétent au sein de l'administration guinéenne.

Article 10 content_copy

Les offres présentées par les sociétés ou organismes extérieurs soumissionnaires des contrats d'étude d'organisation au profit d'un service public doivent être soumises au commissariat général à la réforme administrative accompagnées des termes de références et/ou cahier de charges formulés par le service intéressé.

Article 11 content_copy

La sélection d'une société ou organisme extérieur donnés doit tenir compte des avis du Commissaire général à la réforme administrative. Celui-ci, avant de donner son avis définitif, peut notamment exiger des précisions supplémentaires de la part du soumissionnaire. Il peut lui demander d'élargir les contacts à d'autres organismes extérieurs, notamment dans le cas où le service demandeur n'a saisi qu'un seul.

Article 12 content_copy

Le projet d'un contrat d'étude d'organisation doit être soumis obligatoirement au visa du Commissaire général à la réforme administrative.

Article 13 content_copy

La procédure de visa par le Commissaire général est composée des étapes suivantes :

• 1° - transmission du projet de contrat par le service concerné et son examen par les services techniques du commissariat général à la réforme administrative;
• 2° - réunion tripartite du commissariat général à la réforme administrative, service concerné, représentant de l'organisme soumissionnaire;
• 3° - transmission du projet définitif avec ou le visa ou le refus du visa et avis du commissaire général à la réforme administrative.

Article 14 content_copy

L'octroi du visa peut être suspendu afin que le contrat puisse être complété ou modifié conformément aux indications formulées par le commissaire général à la réforme administrative.

Article 15 content_copy

Dans le cas où le commissariat général à la réforme administrative n'est pas chargé directement de la supervision de l'état de son exécution.

Article 16 content_copy

Avant l'expiration du contrat, le Commissariat général à la réforme administrative assiste le service bénéficiaire dans l'évaluation des résultats obtenus. Avant le paiement du solde, le Commissaire général à la réforme administrative donne son avis sur la conformité de l'exécution du contrat avec les termes de référence.

Article 17 content_copy

Le présent arrêté rentre en vigueur le jour de sa signature et sera enregistré et publié au Journal Officiel de la République.