Arrêté portant création, organisation et fonctionnement de l'Unité de Gestion des Projets (UGP) financés par la BID

Article 1er content_copy

Il est créé une structure spécifique dénommée «Unité de gestion des projets financés par la B ID », dans le cadre du projet de Travaux de construction de deux routes d’intégration régionales Dabola- Kouroussa (RN1 1) et Kissidougou PK63-Guéckedou (Rn2).

Article 2 content_copy

L’Unité de Gestion des projets est placée sous la tutelle du Ministère des Travaux Publics et sous la supervision de la Direction Nationale des Infrastructures (DNI). Il a pour mission, la supervision, l’encadrement et l’animation de toutes les composantes du Projet. À cet effet, elle est essentiellement chargée de :

• - Assister la DNI à la formulation de décisions relatives au projet ;

-Participer à l’analyse et l’évaluation des offres ;

• - Assurer l’approbation des dossiers techniques, administratifs ainsi que l’établissement de rapports destines au Bailleur de Fonds ;
• - Organiser et participer aux missions d’évaluations, de supervision et d’audit du projet ;
• - Tenir le Secrétariat et d’assurer l’interprétation de tout document en provenance ou à destination du Bailleur de Fonds ;
• - Interpréter de façon succincte ! es ports d’avancement périodique des travaux établis par rr :' _mn de contrôle ;
• - Gérer convenablement les litiges -ciamations éventuels ;
• - Veiller à l’exécution correcte des, ditionnaliti, --, ntenues dans l’accord de prêt et dans IF contrats d’ex : ution du projet ;
• - Promouvoir l’animation des différentes institutions autour des approches participatives du projet ;

-Assurer le suivi des procédures de décaiss7 ;.rnent ;

• - Participer aux réceptions provisoires etdéfinitives ;
• - Centraliser la comptabilité du projet ;
• - Participer à l’élaboration du décompte fir ai du projet.

Article 3 content_copy

L’Unité de Gestion des prcjcts financés par la BID est composée : Un Coordonnateur du Projet ; Trois (3) Homologues, ingénieur des Travaux Publics, détachés sur les sitar, des travaux en tant qu’homologues des Missions de Contrôle ; Un Spécialiste en passation des Marches Publics ; Un Comptable.

Article 4 content_copy

Sous l’autorité du Directeur National des Infrastructures, le Coordonnateur est le chef de l’UGP. II est installé à Conakry. Il est essentiellement chargé de :

• - Coordonner et de planifier toutes les activités de l’UGP comme prévue dans son cahier de charges ;
• - Veiller au bon fonctionnement de l’organe et effectuer toutes autres tâches liées à la gestion efficiente du projet ;
• - Veiller à l’Administration du personnel de l’UGP ;

-Jouer le rôle d’interface entre l’UGP et l’autorité de tutelle et le Bailleur de Fonds ; Établir périodiquement les différents rapports d’activités de l’UGP.

Article 5 content_copy

Sous l’autorité du Coordinateur, l’ingénieur homologue est chargé du suivi des travaux en étroite collalmcration avec la Mission de contrôle. Il émet ses avis quant à l’état d’avancement des travaux et élabore des rapports circonstanciés et pf>riodiques établis à cet effet.

Article 6 content_copy

L’UGP tient des réunions ordinaires une fois tous les mois. Ces réunions sont convoquées par le Coordonnateur qui fixe subséquemment l’ordre du jour.

Article 7 content_copy

Il produit des rapports de circonstances, mais aussi et surtout des rapports mensuels et trimestriels de ses activités à l’attention, de la Direction Nationale des Infrastructures ou du Bailleur de Fonds du projet.

Article 8 content_copy

L’UGP peut tenir des réunions extraordinaires en vue de débattre des questions d’extrême urgence en informant d’avance la Direction Nationale des Infrastructures et lui rendre compte des conclusions. Ces réunions extraordinaires peuvent se tenir à tout moment de l’année en tenant compte de la nature ou de la nécessité de l’ordre du jour.

Article 9 content_copy

Le Coordonnateur est l’interface de L'UGP dans le cadre des rencontres avec le Département de tutelle ou du Bailleur de Fonds. En cas d’absence du coordinateur, l’ingénieur homologue assurera la coordination et sera désigné à cet effet.

Article 10 content_copy

Le secrétariat des réunions avec l’Administration ou le Bailleur de Fonds est assuré par le Coordonnateur de l’Organe.

Ace titre il aura pour taches de :

• - Préparer l’avant-projet d’ordre du jour qui sera porté à la connaissance des parties concernées Trois (3) jours avant la tenue de la réunion ;
• - Préparer les pièces nécessaires aux délibérations (pièces jointes à l’ordre du jour ou encore remise en séance de travail) ;
• - Faire assurer un cadre décent pour la tenue des réunions et établir les dossiers relatifs a l’exécution d’un compte-rendu fiable.

Article 11 content_copy

La durée de l’UGP correspond à celle prévue pour l’exécutibn du projet. En cas d’extensio’n de la durée d’exécution de celui-ci, celle de l’UGP sera conséquemment prorogée.

Article 12 content_copy

Les présentes dispositions peuvent faire l’objet de modifications ou d’amendement en cas de nécessité.

Article 13 content_copy

Le Directeur National des Infrastructures est chargé de l’application du présent Arrêté.

Article 14 content_copy

Le présent Arrêté qui prend effet à compter de sa date de signature, sera enregistré et publié au Journal Officiel de la République de Guinée.

Conakry, le 05 Octobre 2017

Oumou CAMARA