Arrêté portant création, organisation et fonctionnement de l'Unité de Gestion des Projets de Transport financés par la Banque Islamique de Développement en abrégé "UGP BID"

ARRETE A/2020/1320/MTP/SGG DU 05 MAI 2020, PORTANT CREATION, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L'UNITE DE GESTION DES PROJETS DE TRANSPORT FINANCES PAR LA BANQUE ISLAMIQUE DE DEVELOPPEMENT EN ABREGE "UGP BID".

LE MINISTRE,

Vu la Constitution;

Vu la Loi L/2018/025/AN du 03 Juillet 2018, portant Organisation Générale de l'Administration Publique;

Vu le Décret D/2018/067/PRG/SGG du 21 Mai 2018, Portant Nomination du Premier Ministre, Chef du Gouvernement;

Vu le Décret D/2018/072/PRG/SGG du 25 Mai 2018, Portant Structure du Gouvernement, tel que modifié à ce jour;

Vu le Décret D/2018/073/PRG/SGG du 25 Mai 2018, Portant Nomination des membres du gouvernement, tel que modifié
à ce jour;

Vu le Décret D/2018/251/PRG/SGG du 15 Octobre 2018, portant Attributions et Organisation du Ministère des Travaux Publics;

Vu les Accords de Prêt 2GIN 100351 et 2GIN 100315 du 2 Mars 2017, signés entre la Banque Islamique de Développement (BID) et l'Etat Guinéen;

Vu les nécessités de service.

ARRETE :

Article 1er content_copy

L'UGP-BID sera logée au sein de la Direction Nationale des Infrastructures du Ministère des travaux Publics, qui est l'Agence d'Exécution des différents projets de Transport.

L'UGP-BID comprend entre autres:

• - Un Coordonnateur ;
• - Un Responsable Administratif et Financier ;
• - Un Comptable ;
• - Un Responsable Suivi-Evaluation ;
• - Un Responsable Passation des marchés ;
• - Des Chefs de projets (un par projet) ;
• - Des Ingénieurs homologues ;
• - Un personnel d'appui (secrétaires, chauffeurs).

Le personnel peut être renforcé suivant les besoins après avis de la banque. L'organigramme fonctionnel de l'UGP est présenté ci-dessous.

Figure 1: Organigramme de l'UGP-BID

Article 2 content_copy

La coordination est assurée par un coordonnateur. Le Coordonnateur est le Chef de l'Unité, à ce titre il est chargé:

• - D'assurer l'exécution technique, administrative et financière du projet ;
• - D'élaborer le plan annuel d'exécution du projet ;
• - De rendre compte de l'état d'exécution du projet à l'Agence d'Exécution (AE) ;
• - D'assurer la bonne utilisation des biens mis à la disposition du projet ;
• - De dresser l'inventaire initial et périodique des biens du projet ;
• - De veiller à la mise en œuvre des recommandations d'Agence d'Exécution (AE), des missions de supervision et de suivi des différents audits ;
• - De rédiger les rapports périodiques et de fin d'exécution du projet ;
• - De veiller au respect des engagements de l'Etat vis-à-vis du Partenaire Technique et Financier du projet ainsi qu'au respect des conditions de mise en vigueur de premier décaissement et autres conditions des accords de financement ;
• - De coordonner toutes les activités de mise en œuvre du projet ;
• - D'assurer le respect du calendrier d'exécution du projet ;
• - De développer toute initiative utile pour la bonne exécution du projet et soumettre à cet effet à la Direction Nationale des Infrastructures toute proposition d'action ou projet de correspondance ;
• - Gérer convenablement les litiges et réclamations éventuels ;
• - Veiller à l'exécution correcte des conditionnalités contenues dans l'accord de prêt et dans les contrats d'exécution du projet.

Le Coordonnateur est assisté par une secrétaire.

Le Coordonnateur est nommé par arrêté du Ministre des Travaux Publics, au terme d'un appel à candidature ouvert.

Les chefs de projets:

A chaque projet du portefeuille, sera désigné un chef de projet. Les chefs de projets sont chargés chacun en ce qui le concerne :

• - De la supervision des travaux sur le terrain ;
• - De la gestion administrative et technique des marchés de contrôle et de surveillance des travaux ainsi que des marchés d'exécution des travaux ;
• - De la tenue du registre des ordres de service ;
• - De la vérification des métrés et attachements produits par les missions de contrôle ;
• - De contribuer à la préparation et du suivi du plan de passation des marchés des composantes du projet ;
• - De veiller au traitement diligent des marchés introduits dans le circuit d'approbation ;
• - De la conduite des missions d'évaluations ;
• - De la préparation des opérations de réception des travaux et de validation des études.

Les chefs de projets sont appuyés dans leurs taches par des Ingénieurs homologues désignés au sein de la DNI. Ces derniers sont chargés de la supervision à pied d'œuvre des travaux et de la préparation des métrés et attachements en relation avec la mission de contrôle et l'entreprise.

Le responsable passation des marchés :

Il est chargé :

• - De la préparation et du suivi du plan de passation des marchés des différentes composantes du projet ;
• - D'élaborer les avis généraux de passation des marchés selon les procédures de la Banque ;
• - D'assurer la mise en œuvre de la passations des marchés de toutes les composantes des différents projets en respect des procédures de passation du pays et de la Banque ;
• - D'archiver toute la documentation relative aux marchés passés par l'UGP pour les besoins d'audit ;
• - De préparer et suivre avec le bailleur et des autorités centrales des marchés publics, les demandes d'avis de non objection ;

Le responsable Suivi-Evaluation :

Le responsable suivi évaluation est chargé :

• - De l'élaboration et le suivi du planning de mise en œuvre des différents projets ;
• - Veiller au respect des étapes clés et des conditions particulières contenues dans les accords de financement ;
• - Du suivi de la mise en œuvre du plan de gestion environnementale et sociale ;
• - Du suivi de la mise en œuvre des mesures d'atténuation des impacts ;
• - Du suivi et de l'évaluation des impacts socio-économiques, notamment le suivi des indicateurs ;
• - De contribuer à l'élaboration des rapports d'activités ;

Le Responsable administratif et financier et le comptable

Le Responsable Administratif et Financier, assisté par un comptable est chargé :

• - D'assurer toutes les opérations de comptabilité de l'Unité ;
• - D'élaborer le budget de la coordination des projets et d'assurer son exécution ;
• - D'assurer la gestion du personnel ;
• - De gérer les biens mobiliers et immobiliers de l'Unité ;
• - De produire les rapports financiers périodiques de l'Unité ;
• - D'assurer la gestion des archives du projet ;
• - De préparer les chèques pour paiements des achats, des salaires et des indemnités ;
• - De mettre à jour quotidiennement les livres comptables ;
• - D'assurer le classement des pièces comptables et leurs archivages ;
• - D'assurer le suivi des biens acquis et leurs affectations ;
• - De suivre les dossiers de paiement introduits dans le circuit ;
• - De suivre et de centraliser les états de décaissements.

I. MODE DE RECRUTEMENT

• 1. Le Coordonnateur, les chefs de projets, le responsable administratif et financier, le spécialiste passation des marchés et le responsable suivi-évaluation sont recrutés sur la base d'un appel à candidature ouvert, soumis au préalable à l'avis de la Banque. Le rapport d'évaluation accompagné des CV des trois candidats retenus pour négociation doit être également soumis à l'avis de la banque.
• 2. Le recrutement du comptable, des secrétaires, des ingénieurs homologues et personnel d'appui pourra se faire au sein de la DNI.

II. FONCTIONNEMENT

• 1. L'Unité de gestion du projet est placée sous l'autorité du Directeur National des Infrastructures.
• 2. Sauf contraintes particulières, l'Unité sera logée au sein de la DNI.
• 3. Le Coordonnateur doit rendre compte trimestriellement et annuellement de l'état d'exécution du projet par des rapports d'activités adressés à la Banque et transmis également au Ministre des Travaux Publics sous couvert du Directeur National des Infrastructures.

Les rapports doivent comprendre :

• - Un état d'exécution physique et financier du projet ;
• - Une évaluation des résultats obtenus en rapport avec le programme d'activités approuvé ;
• - Un commentaire sur les écarts par rapport aux prévisions et les tendances ;
• - Une appréciation de l'utilisation de ressources humaines, matérielles et financières ;
• - Des propositions de mesures correctives s'il y a lieu.
• 4. Les frais de fonctionnement de l'Unité de gestion du projet sont assurés par la Banque à travers la composante « appui à l'Unité de Gestion du Projet », contenue dans chaque projet. Le compte spécial ouvert dans le cadre du projet GIN 1003 sera maintenu et utilisé pour le compte de l'UGP.

Article 9 content_copy

Les présentes dispositions peuvent faire l'objet de modifications ou d'amendement en cas de nécessité.

Article 10 content_copy

Le Directeur National des Infrastructures est chargé de l'application du présent Arrêté.

Article 11 content_copy

Le présent Arrêté qui prend effet à compter de sa date de signature, sera enregistré et publié au Journal Officiel de la République de Guinée.

Conakry, le 05 Mai 2021

Moustapha NAITE