Arrêté portant attributions et organisation de la Direction Nationale de l'État Civil

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ARRETE A/2017/5301/MATD/CAB/DRH/SGG DU 28 SEPTEMBRE 2017, PORTANT ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION DE LA DIRECTION NATIONALE DE L'ETAT CIVIL.

Vu la Constitution;

Vu la Loi L/2001/029/AN du 31 Décembre 2001, portant Principes Fondamentaux de Création, d'Organisation et de Contrôle des Structures des Services publics;

Vu le Décret D/2015/226/PRG/SGG du 26 Décembre 2015, portant nomination du Premier Ministre, Chef du Gouvernement;

Vu le Décret D/2015/227/PRG/SGG du 30 Décembre 2015, portant Structure du Gouvernement;

Vu le Décret D/2016/003/PRG/SGG du 04 Janvier 2016, portant nomination des Membres du Gouvernement;

Vu le Décret D/2016/118/PRG/SGG du 20 Avril 2016, portant Attributions et Organisation du Ministère de l'Administration du Territoire et de la Décentralisation;

Article 1er content_copy

Sous l'Autorité du Ministère en charge de l'état-civil, la Direction Nationale de l'état-civil a pour mission la conception et la mise en œuvre de la politique du Gouvernement en matière d'état-civil.
A ce titre, elle est particulièrement chargée :

• - De l'élaboration et l'exécution de la stratégie nationale et le plan d'action en matière d'état-civil ;
• - De promouvoir l'enregistrement des faits d'état-civil ;
• - D'appuyer la mise en place de mécanisme d'élaboration, d'utilisation et de suivi-évaluation des outils et documents légaux d'état-civil et favoriser son appropriation par les Collectivités locales ;
• - D'oeuvrer à la mobilisation des ressources locales, nationales et extérieures pour la promotion et le développement des activités de l'état-civil ;
• - Mettre en place des outils modernes pour l'enrôlement de l'ensemble de la population Guinéenne et la délivrance de titres sécurisés (actes de Naissance, Décès, Mariage, Divorce) ;
• - Superviser, coordonner et suivre l'activité des services communaux d'état-civil ;
• - Exécuter et suivre les textes relatifs à l'état-civil ;
• - Exécuter et suivre les conventions relatives à l'état-civil ;
• - Organiser et tenir les archives de l'état-civil ;
• - Concevoir et mettre en place le système d'information de l'état-civil national ;
• - Approvisionner les centres d'état-civil en matériels d'état-civil nécessaires à leur fonctionnement ;
• - Habiliter les auxiliaires d'état-civil ;
• - D'assurer en collaboration avec les autres services, les partenaires au développement, les projets/programmes sur financement national et extérieur et tout autres organismes concernés, la formation des officiers d'état-civil, agents auxiliaires ainsi que les représentants de la Société civile pour les matières liées à l'état-civil.

Article 2 content_copy

La Direction Nationale de l'état-civil est dirigée par un Directeur National appartenant à l'hiérarchie A nommé par Décret du Président de la République sur proposition du Ministre de l'Administration du Territoire et de la Décentralisation.
Le Directeur National impulse, organise, coordonne et contrôle les activités des services placés sous son autorité à ce titre, il est chargé :

• - De superviser l'exécution des tâches au niveau des Divisions ;
• - D'assurer la coordination de l'élaboration et l'exécution du Plan Stratégique et d'Action de La Direction Nationale de l'état-civil et de veiller sur son exécution ;
• - De faire la synthèse des rapports sur les faits d'état-civil ;

Article 3 content_copy

Le Directeur National est assisté d'un Directeur National Adjoint appartenant à l'hiérarchie A nommé par Décret du Président de la République sur proposition du Ministre de l'Administration du Territoire et de la décentralisation.
Il seconde le Directeur National et le remplace en cas d'absence ou d'empêchement. Le Directeur National Adjoint est chargé notamment :

• - De faire la synthèse des rapports sur les faits d'état-civil ;
• - De faire toutes propositions d'amélioration des procédures internes des services placés sous l'autorité de la Direction Nationale de l'état-civil ;
• - Gérer le personnel ;
• - De veiller aux normes et au respect de la discipline du travail.

Article 4 content_copy

Pour accomplir sa mission, la Direction Nationale de l'état-civil comprend :

• - Une Division des services à la population ;
• - Une Division Système d'Information des faits d'état-civil ;
• - Une Division des Affaires Administratives et Juridiques ;
• - Une Division de Renforcement des capacités ;
• - Des services communaux d'état-civil.

Article 5 content_copy

Division des Services à la population est chargée :

• - De la collecte des données et informations agrégées et désagrégées, relatives à la vie de l'individu (naissances, mariages et décès) et celles de la population en général (âge-sexe-profession, etc.) ;
• - De Veiller à la définition et à la coordination de toute action d'amélioration des faits d'état-civil ;
• - D'organiser et de suivre l'assistance aux populations dans leurs efforts de promotion de l'état-civil ;
• - De renforcer, d'assister les services décentralisés de l'état-civil dans leurs organisations Administratives pour la bonne tenue des différents documents Administratifs ;
• - D'informer et sensibiliser les populations sur l'importance de l'état-civil ;
• - De superviser la gestion et la délivrance des actes d'état-civil ;
• - De contribuer à la confection des outils de gestion Administrative et technique des services de l'état-civil.

Article 6 content_copy

La Division des services à la population

Comprend :

• - Section des Faits d'état-civil ;
• - Section Affaires Funéraires ;
• - Section Statistique ;

Article 7 content_copy

la Section des Faits d'état-civil est Chargée :

• - D'assurer la promotion de l'état-civil au près des communautés locales ;
• - De faciliter l'acquisition de fournitures, registres et autres matériels au profit des Centres Principaux et Secondaires d'état-civil des collectivités locales ;
• - De promouvoir l'enregistrement des faits d'état-civil dans les délais prescrits par les textes en vigueur ;
• - De veiller à la tenue correcte des registres d'état-civil et la conservation des archives ;
• - D'organiser la tenue et l'exploitation des statistiques ;
• - De centraliser les informations Statistiques en provenance des centres principaux et secondaires d'état-civil ;
• - De dresser sur une base trimestrielle et annuelle tous tableaux récapitulatifs sur les différentes tâches confiées à la présente section.

Article 8 content_copy

la Section Affaires Funéraires est chargée :

• - D'effectuer un suivi et un contrôle de l'effectivité de la délivrance des actes Funéraires ;
• - De tenir les statistiques des faits d'état-civil ;
• - De centraliser les informations Statistiques en provenance des centres principaux et à l'Etranger ;

• - De tenir la base de données informatisée relative à l'adoption, la légitimation ainsi que les statistiques relatives aux Naissances, Mariages et Décès.
• - De recevoir et de conserver les volets d'actes provenant des Centres d'état-civil des Ambassades et Consulats de la République de Guinée ;
• - De transcrire dans les conditions requises les actes d'état-civil par les Autorités Etrangères concernant les Guinéens ;
• - D'étudier l'authenticité des actes établis par les Ambassades et Consulats généraux de la République de Guinée ;
• - De préparer les textes et instructions relatifs à l'état-civil des Guinéens de l'Etranger ;
• - De centraliser les statistiques concernant l'état-civil ;
• - De mener des évaluations sur le fonctionnement de l'état-civil

Article 9 content_copy

la Section Recensement et Edition est Chargée :

• - De mettre en place un registre central de l'état-civil comme base de données relatives aux populations ;
• - De produire des fichiers et des informations d'ordre public permettant l'identification des personnes aux niveaux national, régional, local et des services consulaires.

Article 10 content_copy

Division Système d'Information des Faits d'état-civil est chargée :

• - De mettre en place des systèmes de gestion et de prestation des services ;
• - De mettre en place des outils modernes pour l'enrôlement de l'ensemble de la population Guinéenne et de la délivrance de titres sécurisés l'actes de naissance ;
• - décès, mariages, divorce, ...);
• - De concevoir et mettre en place le système informatisé des faits d'état-civil ;
• - D'élaborer la base de données des faits d'état-civil ;
• - D'élaborer les cahiers de charge des équipements informatiques ;
• - D'identifier et enrôler les populations ;
• - D'assurer la formation du personnel de l'état-civil en informatique ;
• - De tenir à jour la base de données informatisées ainsi que les statistiques relatives aux Naissances, Mariages et Décès ;
• - De tenir à jour le Fichier National de l'état-civil ;

Article 11 content_copy

La Division Système d'Information des Faits d'état-civil comprend :

• - Section Informatique ;
• - Section Identification et Enrôlement des populations ;
• - Section Suivi et Maintenance des équipements ;

Article 12 content_copy

La section Informatique est chargée :

• - De l'informatisation des faits d'état-civil ;
• - Définir les règles et procédures de sécurité et de sûreté de la protection des données des populations ;
• - Définir les spécifications du matériel informatique ;
• - D'assurer la formation en informatique du personnel ;
• - De gérer la base de données des faits d'état-civil ;
• - De la proposition des perspectives et innovation du système d'information des faits d'état-civil ;
• - De tenir à jour le Fichier National de l'état-civil ;

Article 13 content_copy

La section Identification et Enrôlement des populations est chargée :

• - De l'enrôlement des populations ;
• - De l'identification numérique des populations ;
• - De la codification unique de la population ;
• - De la protection des données individuelles ;
• - De l'archivage numérique des documents des faits d'état-civil.

Article 14 content_copy

La section Suivi et Maintenance des équipements informatiques est chargée :

• - De gérer le parc informatique ;
• - De veiller à la tenue correcte et au bon fonctionnement des KITS ;
• - D'assurer le suivi et la maintenance des équipements informatiques ;
• - De proposer un système de sécurisation des équipements et des locaux ;
• - De proposer un planning de remplacement des équipements vétustes.

Article 15 content_copy

la Division des Affaires Administratives et Juridiques est Chargée :

• - De participer à l'élaboration des études relatives à la formulation des textes de Loi régissant l'état-civil ;
• - D'élaborer les projets de textes législatifs et réglementaires relatifs à l'organisation et au fonctionnement des centres principaux et secondaires d'état-civil ;
• - De suivre l'application de la réglementation concernant l'organisation et le fonctionnement des centres communaux de l'état-civil ;
• - D'examiner la légalité des actes pris par les différentes structures administratives décentralisées intervenant dans le domaine de l'état-civil.

Article 16 content_copy

La Division des Affaires Administratives et Juridiques comprend :

• - Section Affaires Juridiques et du Contentieux ;
• - Section Archives et Documentation ;
• - Section Reconstitution des actes ;

Article 17 content_copy

La Section des Affaires Juridiques et du contentieux est chargée :

• - De veiller à l'application de la législation et de la réglementation en matière d'état-civil ;
• - De préparer les directives d'application des Lois et règlements à l'intention des Officiers et Agents d'état-civil ;
• - De suivre les affaires contentieuses des services de l'état-civil relevant de la compétence des Autorités Administratives ;
• - De veiller à l'interdiction de la consultation directe des registres et autres actes d'état-civil par le public ;
• - D'analyser les mesures réglementaires prises par les autres Départements Ministériels ayant une incidence sur la promotion de l'état-civil ;
• - D'examiner ou de participer à la résolution des conflits d'attributions et de compétence ou de toutes autres questions juridiques entre les Officiers de l'état-civil d'une même collectivité locale et Agents des Centres principaux et secondaires d'état-civil ;
• - D'organiser l'assistance juridique aux centres principaux et secondaires d'état-civil des Collectivités locales et de superviser leur fonctionnement ;
• - D'effectuer un contrôle de légalité en lien avec les services préfectoraux sur la gestion et la délivrance des actes d'état-civil ;

Article 18 content_copy

La Section Archive et Documentation est chargée :

• - De mettre en place un mécanisme de conservation et d'archivage des documents de l'état-civil en direction des centres principaux et secondaires ;
• - De recevoir et conserver les actes provenant des services d'état-civil des Ambassades, Consulats Généraux et unités Militaires en détachement ;
• - De contrôler le traitement des pièces de l'état-civil et de registres dans les collectivités locales ;
• - De mettre en place et faire fonctionner une bibliothèque Nationale de l'état civil ;
• - D'assurer le renforcement des capacités du personnel en charge de la gestion des archives et de la documentation des centres principaux et secondaires de l'état civil ;
• - De dresser sur une base trimestrielle et annuelle toutes les situations récapitulatives sur les différentes tâches confiées à la présente section.

Article 19 content_copy

la Section Reconstitution des actes d'état-civil est Chargée :

• - De s'assurer qu'il y a eu cas de perte ou destruction des archives d'état-civil pendant des événements sociaux ;
• - De recenser la demande de reconstitution de la personne que l'acte concerne ;
• - De s'assurer que la demande est portée devant un tribunal du ressort duquel se trouve le centre principal ou secondaire de l'état-civil.

Article 20 content_copy

La Division de Renforcements des Capacités est Chargée :
- De promouvoir, coordonner, suivre et d'évaluer les actions de formation et d'appuis conseils aux Officiers d'état-civil, Agents auxiliaires, Animateurs Villageois de la société civile des collectivités locales en rapport avec les structures, des projets ou des programmes poursuivant cet objectif ;

• - De participer à la réalisation des études relatives à la création des centres secondaires d'état-civil dans les collectivités locales ;
• - De participer à la préparation à l'organisation des différentes formations au niveau des Chefs lieux des Régions Administratives et dans les Collectivités locales ;
• - De renforcer, d'assister les Collectivités locales dans l'organisation administrative des services de l'état-civil ainsi que la gestion du personnel.

Article 21 content_copy

La Division de Renforcements des Capacités comprend :

• - Section Planification et Formation ;
• - Section Suivi Evaluation
• - Section Sensibilisations, Information et Communication ;

Article 22 content_copy

La Section Planification et Formation est Chargée :

• - D'élaborer et suivre l'exécution des programmes de promotion de l'état-civil dans les collectivités Locales ;
• - D'assurer la formation continue et le perfectionnement des Officiers et Agents auxiliaires de l'état-civil des collectivités locales ;
• - D'organiser la formation des cadres et agents des centres principaux et Secondaires de l'état-civil ;
• - D'apporter une assistance technique à la gestion administrative des centres Principaux et secondaires de l'état-civil ;
• - De dresser sur une base trimestrielle et annuelle tous tableaux récapitulatifs sur les différentes tâches confiées à la présente section.

Article 23 content_copy

la Section Suivi et Evaluation est chargée :

• - De suivre la gestion des opérations d'enregistrement des faits d'état-civil ;
• - D'évaluer le niveau de couverture et de complétude ;
• - Elaborer et suivre le plan de travail annuel de la Direction Nationale de l'état-civil.

Article 24 content_copy

la Section Sensibilisation, Informations et Communication est chargée :

• - D'organiser les campagnes de sensibilisations sur l'enregistrement des naissances, mariages et décès ;
• - De promouvoir la sensibilisation, l'information et la communication des pouvoirs publics (Etat, Collectivités locales et populations sur l'enregistrement des faits d'état-civil) ;
• - D'oeuvrer à la diffusion et l'application des informations relatives à l'importance des actes d'état-civil ;
• - De produire des affiches et Sketch etc...

CHAPITRE III: DISPOSITIONS FINALES

Article 25 content_copy

Les Chefs de Divisions, de Sections, les chargés d'études et Assistants sont nommés par Arrêté et par Décision du Ministre de l'Administration du Territoire et de la Décentralisation sur proposition du Directeur National de L'Etat-Civil.