Décret / Arrêté
Décret fixant les conditions de sécurité, d'intégrité, de sécurisation et de protection des données à caractère personnel en République de Guinée
Décret fixant les conditions de sécurité, d'intégrité, de sécurisation et de protection des données à caractère personnel en République de Guinée (D/2025/053/PRG/CNRD/SGG) — décret / arrêté de la République de Guinée actuellement en vigueur, du 14 avril 2025. Texte intégral, 40 articles.
Visas
DECRET D/2025/053/PRG/CNRD/SGG DU 14 AVRIL 2025, FIXANT LES CONDITIONS DE SECURITE, D'INTEGRITE, DE SECURISATION ET DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL EN REPUBLIQUE DE GUINEE
LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE,
Vu la Charte de la Transition ;
Vu la Loi L/2017/040/AN du 26 Mai 2017, portant Code Révisé des Collectivités Locales en République de Guinée;
Vu la Loi L/2019/035/AN du 04 Juillet 2019, portant Code Civil ;
Vu la Loi L/2019/059/AN du 30 Décembre 2019, portant Code de l'Enfant ;
Vu la Loi L/2020/027/AN du 19 Décembre 2020, portant Droit d'Accès à l'Information Publique ;
Vu la Loi L/2023/020/CNT du 25 Octobre 2023, portant Etat Civil en République de Guinée ;
Vu l'Ordonnance O/2021/001/PRG/CNRD/SGG du 16 Septembre 2021, portant Prorogation des Lois Nationales, des Conventions, Traités et Accords Internationaux en vigueur à la date du 05 Septembre 2021 ;
Vu le Décret D/2021/261/PRG/CNRD/SGG du 30 Décembre 2021, portant Attributions, Organisation et Fonctionnement du Ministère de l'Administration du Territoire et de la Décentralisation ;
Vu le Décret D/2022/532/PRG/CNRD/SGG du 05 Novembre 2022, portant Création d'un Programme National de Recensement Administratif à Vocation d'Etat Civil;
Vu le Décret D/2024/051/PRG/CNRD/SGG du 05 Mars 2024, portant Structure du Gouvernement ;
Vu le Décret D/2024/054/PRG/CNRD/SGG du 13 Mars 2024, portant Nomination des Membres du Gouvernement ;
Vu le Communiqué N°001 du Comité National du Rassemblement pour le Développement (CNRD) du 05 Septembre 2021, portant Prise Effective du Pouvoir par les Forces de Défense et de Sécurité ;
Le Conseil des Ministres entendu ;
DECRETE :
Article 1er
En application de la Loi L/2023/020/CNT du 25 octobre 2023 portant état civil en République de Guinée, le présent décret fixe les conditions de sécurité, d'intégrité, de la sécurisation et de la protection des données à caractère personnel en République de Guinée.
Article 2
Au sens du présent décret, on entend par :
- - Sécurité des données : l'ensemble des pratiques, politiques et technologies mises en place pour protéger les données d'état civil contre les accès non autorisés, les altérations, les pertes ou les destructions ;
- - Intégrité des données : la garantie que les informations relatives à l'état civil restent exactes, complètes et non modifiées de manière non autorisée au cours de leur cycle de vie.
Article 3
Les données à caractère personnel des Guinéens et des étrangers établis en République de Guinée sont collectées par les agents de l'état civil et de l'identification placés sous l'autorité de l'officier de l'état civil dans les centres de l'état civil et de l'identification.
L'officier de l'état civil est placé sous l'autorité du procureur de la République du ressort.
Article 4
Les données à caractère personnel doivent :
- - être collectées et traitées de manière loyale, licite et non frauduleuse pour des finalités déterminées, explicites et légitimes ;
- - être exactes, complètes et mises à jour ;
- - être conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées.
Article 5
Ce principe ne s'oppose pas à la conservation et à l'utilisation des données traitées à des fins de gestion, statistiques ou scientifiques selon les modalités définies par la loi portant identification des personnes physiques.
Article 6
Les agents de déclaration sont habilités à faire uniquement la déclaration des faits d'état civil sur support papier ou électronique.
La déclaration sur support papier doit comporter l'identification et la signature de l'agent.
La transmission des carnets au centre de l'état civil est mensuelle contre une décharge établie à cet effet.
Pour la déclaration sur support électronique, l'agent doit accéder par une identification unique après une authentification sécurisée.
La déclaration doit être double pour éviter les erreurs matérielles dans la saisie des données des citoyens.
Il a le privilège de correction des données à caractère personnel intervenues lors de la saisie. Une fois la saisie validée, il ne peut plus procéder à une correction quelconque sans se référer à sa hiérarchie.
Article 7
Les officiers de l'état civil ont accès au système à travers une authentification sécurisée.
Ils sont habilités à effectuer l'enregistrement des faits d'état civil sur support papier et électronique. Les officiers de l'état civil sont responsables de la qualité des données enregistrées sur les actes.
Ils sont responsables de la correction matérielle et de la transcription des demandes de corrections issues des tribunaux de première instance et de la Présidence de la République pour les changements de nom patronymique.
Article 8
Les moyens d'authentification sont attribués aux officiers et agents de l'état civil et renouvelés périodiquement par l'organe en charge de l'état civil aux vues des décisions de nomination des autorités compétentes.
Article 9
Aucun moyen d'authentification ne doit être donné ou utilisé par une tierce personne.
En cas d'utilisation frauduleuse du moyen d'authentification par une tierce personne, l'officier ou l'agent doit automatiquement signaler par les voies les plus rapides à l'organe en charge de l'état civil et de l'identification ou à ses structures les plus proches.
Une déclaration doit être adressée au procureur de la République par le chef du centre de l'état civil ou son adjoint le cas échéant.
Le procureur de la République est tenu d'ouvrir une enquête sans délai.
Article 10
Les données collectées sont traitées et conservées directement ou indirectement dans le registre national de l'état civil et dans le registre national des personnes physiques tenus par l'organe en charge de l'état civil et de l'identification par référence d'un Numéro Personnel d'identification (NPI).
Article 11
Tout accès non autorisé à la base de données ou toute utilisation frauduleuse ou toute duplication du numéro de feuillet ou du registre par un officier ou un agent est puni conformément aux Lois et règlements en vigueur.
Article 12
Les Numéros Personnels d'identification (NPI) sont les seuls identifiants permettant de rapprocher plusieurs fichiers constituant des bases de données des systèmes d'identification des personnes physiques et procéder à leur interconnexion.
Article 13
Aucune décision induisant des effets juridiques à l'égard d'une personne ne peut être prise sur le seul fondement d'un traitement de données destiné à définir le profil de l'intéressé ou à évaluer certains aspects de sa personnalité.
Article 14
Les responsables de l'organe en charge de l'état civil et de l'identification qui procèdent au traitement des données à caractère personnel doivent prendre toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité et l'intégrité des données.
Article 15
Le procureur de la République et les officiers de police judiciaire sont les autorités légalement habilitées à intenter une action particulière d'enquête. Elles peuvent demander au responsable du traitement de leur communiquer des données personnelles souhaitées.
Article 16
Les utilisateurs des données à caractère personnel doivent présenter des garanties suffisantes pour assurer la mise en œuvre des mesures de sécurité et de confidentialité. Cette exigence n'exonère pas l'organe en charge de l'état civil et de l'identification de son obligation de veiller au respect de ces mesures.
Article 17
Toute personne physique a le droit d'obtenir de l'organe en charge de l'état civil et de l'identification les informations de l'ensemble des données qui la concernent ainsi que toute information disponible quant à leur origine.
Article 18
En cas de risque de dissimulation ou de disparition des données, l'autorité en charge de la protection des données à caractère personnel peut ordonner toute mesure appropriée à cet effet.
Article 19
Lorsqu'un traitement intéresse la sûreté de l'État, la défense ou la sécurité publique, les droits d'accès et de rectification aux données s'exercent de façon indirecte. Dans ce cas, la demande est adressée à l'autorité en charge de la protection des données à caractère personnel qui désigne un de ses membres pour mener les investigations, en vue de faire procéder aux modifications nécessaires.
Article 20
Lorsque l'autorité en charge de la protection des données à caractère personnel constate, en accord avec l'organe en charge de l'état civil et de l'identification, que les données qui y sont contenues ne mettent pas en cause la sûreté de l'État, la défense ou la sécurité publique, elles sont communiquées au requérant.
Article 21
Sans préjudice des pouvoirs des autorités judiciaires en matière d'infraction, l'autorité en charge de la protection des données à caractère personnel dénonce devant le procureur de la République tout usager en infraction vis à vis de la loi dans le domaine de la protection des données à caractère personnel pour l'application des sanctions pénales prévues par la législation en vigueur.
Article 22
L'organe en charge de l'état civil met en place les mesures nécessaires pour sécuriser les informations échangées par voie électronique entre les usagers et les autorités administratives, entre les autorités administratives et les personnes morales.
Il détermine le niveau de sécurité requis pour protéger le dispositif en collaboration avec l'autorité de protection des données à caractère personnel,
Article 23
La qualité des données collectées lors de la déclaration dépend des agents de déclaration conformément aux dispositions de l'article 4 du présent décret. Les données collectées doivent être encryptées.
Article 24
La complétude des données collectées et enregistrées sur les actes de l'état civil est de la responsabilité des officiers de l'état civil. Ils doivent s'assurer de l'exactitude et de la conformité des informations collectées par les agents de déclaration avant enregistrement et délivrance des actes.
Article 25
Toute personne justifiant de son identité peut recourir à l'organe en charge de l'état civil pour rectifier, compléter ou mettre à jour ses données à caractère personnel inexactes ou incomplètes dans un délai de trente (30) jours francs après la délivrance de l'acte par l'officier de l'état civil.
Article 26
Toutefois, les erreurs matérielles intervenues lors de l'établissement d'un acte d'état civil doivent être notifiées à l'officier de l'état civil.
Article 27
L'officier de l'état civil qui reçoit une demande de correction des erreurs matérielles doit prendre toutes les dispositions pour apporter la correction nécessaire et remettre une nouvelle copie de l'acte.
Article 28
La demande de changement de prénom, ou d'ajout sur un acte d'état civil est formulée devant le tribunal du lieu de naissance ou de résidence du requérant.
Article 29
Il est procédé par voie d'ordonnance rendue par le Président du tribunal compétent, au changement ou ajout de prénom sur les actes de l'état civil dématérialisés. La transmission de l'ordonnance rendue et sa transcription se font à la diligence du parquet qui peut recourir, à cet effet, à la voie électronique.
Article 30
La demande d'annulation des actes d'état civil dématérialisés erronés présentée directement par l'intéressé ou à travers l'officier de l'état civil, est formulée devant tout tribunal, y compris devant le tribunal du lieu où l'acte a été dressé ou transcrit.
Article 31
Il peut être procédé auprès de l'organe en charge de l'état civil et de l'identification toute demande de rectification administrative des omissions purement matérielles des actes d'état civil dématérialisés.
Le responsable de l'organe en charge de l'état civil est seul compétent pour autoriser la correction administrative suite à une omission sur tous les actes, y compris ceux établis dans les représentations diplomatiques ou consulaires.
Article 32
L'organe en charge de l'état civil et de l'identification doit prendre toutes les dispositions utiles pour garantir l'intégrité des données à caractère personnel contenues dans le registre national de l'état civil et dans le registre national des personnes physiques.
Article 33
L'organe en charge de l'état civil et de l'identification est garant de la protection des données contre les facteurs externes, tels que les pannes d'énergie ou les piratages informatiques et de la rationalité des données.
Article 34
L'organe en charge de l'état civil et de l'identification doit mettre en place des procédés informatiques de création des clés ou des valeurs exclusives qui classent les éléments de données afin de les rendre uniques et d'éviter l'existence de valeurs incohérentes.
Article 35
L'organe en charge de l'état civil et de l'identification doit mettre en place une série de procédures qui garantissent un stockage et une utilisation appropriée et cohérente des données. Ces règles doivent inclure les conditions de suppression d'enregistrements doubles, d'ajouts ou de modification à travers des procédures implantées dans la structure de la base de données sur la façon dont les clés sont utilisées.
CHAPITRE IV: DISPOSITIONS FINALES ET TRANSITOIRES
Article 36
Les registres et actes d'état civil numérisés et électroniques sont entreposés numériquement dans un espace de stockage garantissant leur confidentialité, leur disponibilité, leur intégrité et leur pérennité.
Les archives électroniques de l'état civil ont valeur de source authentique.
Article 37
Les services publics et les personnes physiques ou morales dont l'activité consistait, avant la date de promulgation de la loi portant état civil et de la loi portant identification des personnes physiques, à effectuer à titre principal ou accessoire, des traitements de données à caractère personnel, disposent d'un délai maximum de douze (12) mois, pour se conformer aux dispositions desdites lois.
Article 38
À défaut de cette régularisation dans le délai précité, leurs activités sont réputées contraires aux dispositions des lois précitées et devront cesser lesdites activités sans délai, faute de quoi, les contrevenants s'exposent aux sanctions prévues par les lois.
Article 39
Les dispositions pratiques de mise en œuvre du registre national de l'état civil et du registre national des personnes physiques sont prises par le Programme National de Recensement Administratif à Vocation d'Etat Civil (PN-RAVEC).
Article 40
Le présent Décret, qui abroge toutes dispositions antérieures contraires, prend effet à compter de sa date de signature, sera enregistré et publié au Journal Officiel de la République.