Décret / Arrêté
Décret fixant les règles de gestion électronique et numérique sécurisée de l'état civil en République de Guinée
Décret fixant les règles de gestion électronique et numérique sécurisée de l'état civil en République de Guinée (D/2025/054/PRG/CNRD/SGG) — décret / arrêté de la République de Guinée actuellement en vigueur, du 14 avril 2025. Texte intégral, 36 articles.
Sommaire · 5
Visas
DECRET D/2025/054/PRG/CNRD/SGG DU 14 AVRIL 2025, FIXANT LES REGLES DE GESTION ELECTRONIQUE ET NUMERIQUE SECURISEE DE L'ETAT CIVIL EN REPUBLIQUE DE GUINEE
LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE,
Vu la Charte de la Transition ;
Vu la Loi L/2017/040/AN du 26 Mai 2017, portant Code Révisé des Collectivités Locales en République de Guinée;
Vu la Loi L/2019/035/AN du 04 Juillet 2019, portant Code Civil ;
Vu la Loi L/2019/059/AN du 30 Décembre 2019, portant Code de l'Enfant ;
Vu la Loi L/2020/027/AN du 19 Décembre 2020, portant Droit d'Accès à l'Information Publique ;
Vu la Loi L/2023/020/CNT du 25 Octobre 2023, portant Etat Civil en République de Guinée ;
Vu l'Ordonnance O/2021/001/PRG/CNRD/SGG du 16 Septembre 2021, portant Prorogation des Lois Nationales, des Conventions, Traités et Accords Internationaux en vigueur à la date du 05 Septembre 2021 ;
Vu le Décret D/2021/261/PRG/CNRD/SGG du 30 Décembre 2021, portant Attributions, Organisation et Fonctionnement du Ministère de l'Administration du Territoire et de la Décentralisation ;
Vu le Décret D/2022/532/PRG/CNRD/SGG du 05 Novembre 2022, portant Création d'un Programme National de Recensement Administratif à Vocation d'Etat Civil ;
Vu le Décret D/2024/051/PRG/CNRD/SGG du 05 Mars 2024, portant Structure du Gouvernement ;
Vu le Décret D/2024/054/PRG/CNRD/SGG du 13 Mars 2024, portant Nomination des Membres du Gouvernement ;
Vu le Communiqué N°001 du Comité National du Rassemblement pour le Développement (CNRD) du 05 Septembre 2021, portant Prise Effective du Pouvoir par les Forces de Défense et de Sécurité ;
Le Conseil des Ministres entendu ;
DECRETE :
CHAPITRE I: DISPOSITIONS GENERALES
Article 1er
Objet
En application de la Loi L/2023/020/CNT du 25 Octobre 2023, portant Etat Civil en République de Guinée, le présent décret fixe les règles de gestion électronique et numérique sécurisée de l'état civil en République de Guinée afin de disposer d'actes d'état civil numérisés ayant la même valeur juridique probante que les actes sur support papier.
CHAPITRE II: CREATION ET GESTION DU REGISTRE NATIONAL DE L'ETAT CIVIL (RNEC)
Article 2
Il est institué auprès du Ministère en charge de l'état civil une banque nationale de données dénommée Registre National de l'Etat Civil, en abrégé (RNEC), interconnectée avec les registres communaux de l'état civil qui l'alimentent en données pour l'établissement sur support numérique des actes d'état civil sécurisés, le traitement automatisé, la vérification, la conservation centralisée et sécurisée des données de l'état civil.
Article 3
Un Centre de Traitement et d'Hébergement est créé par le Ministère en charge de l'état civil sur le territoire guinéen. Ce centre est dénommé Centre national des données et de l'identité, il est placé sous l'autorité de l'organe en charge de l'état civil et de l'identification des personnes physiques.
Article 4
Le Centre National de Traitement des Données et de l'Identité héberge un traitement automatisé pour établir des actes d'état civil et les mettre à jour avec apposition des mentions marginales. Les actes d'état civil établis par un procédé manuel peuvent être enregistrés par le traitement automatisé du centre de l'état civil conformément aux dispositions de la Loi L/2023/020/CNT du 25 Octobre 2023, portant Etat Civil.
Les données contenues dans les actes d'état civil établis par les autorités diplomatiques et consulaires et par le centre spécial de l'état civil sont enregistrées dans un traitement automatisé hébergé par ce service.
Toute utilisation mutualisée de traitement automatisé garantit que chaque centre de l'état civil et de l'identification a accès aux données des actes d'état civil dont il est dépositaire et qu'il peut modifier avant la signature.
Article 5
L'organe en charge de l'état civil et de l'identification des personnes physiques à travers le centre national de traitement des données et de l'identité organise et gère le registre national de l'état civil et le registre national des personnes physiques.
Il détermine les mesures nécessaires pour garantir la sécurité, le caractère immuable, la confidentialité et la conservation des actes d'état civil contenus dans le registre national de l'état civil et également les données du registre national des personnes physiques sous le contrôle de l'autorité en charge de la protection des données à caractère personnel.
A ce titre, il met en place des dispositifs sécurisés de :
- - création de certificats électroniques ;
- - création et de vérification des signatures électroniques ;
- - authentification de la signature électronique, horodatage, intégrité, confidentialité et traçabilité des échanges électroniques.
Il jouit de l'immunité d'exécution instituée au profit de l'État et des entités publiques par les lois et règlements en vigueur.
Article 6
Le registre national de l'état civil conserve par centre de l'état civil, les actes d'état civil sans préjudice des missions légales du registre national des personnes physiques en tant que source authentique des données d'identification biométrique.
A cet effet, le registre national de l'état civil enregistre :
- - les données des citoyens guinéens régularisés lors du Recensement Administratif à Vocation d'État Civil (RAVEC) ;
- - les actes d'état civil établis sous forme dématérialisée, les modifications des actes d'état civil, les mentions aux actes d'état civil et les annexes requises par la loi, à condition que ceux-ci ne soient pas disponibles auprès d'une autre source authentique ;
- - les mises à jour administratives des actes d'état civil ;
- - les registres d'actes d'état civil établis sous forme dématérialisée ;
- - les métadonnées, les copies numérisées des actes d'état civil enregistrés par les centres d'état civil et les postes consulaires, des registres et décisions judiciaires d'état civil qui ont été établis sur papier avant l'entrée en vigueur de la présente Loi ;
- - les traces des activités automatisées sont renseignées en base de données ;
- - le Numéro Personnel d'identification (NPI) non répétitif.
Article 7
Le registre national de l'état civil a valeur de source authentique pour tous les actes d'état civil et les statistiques vitales de l'état civil.
Article 8
Un centre de l'état civil et de l'identification peut consulter les données des autres centres d'état civil et de l'identification aux fins d'émission d'extraits d'actes d'état civil et de vérification.
Tout officier d'état civil dûment habilité peut accéder au registre national de l'état civil pour :
- - consulter les actes d'état civil dématérialisés relevant de son ressort ;
- - établir les actes d'état civil dématérialisés ;
- - mettre à jour les actes et registres d'état civil ;
- - signer et délivrer des copies intégrales et des extraits d'actes d'état civil sécurisés.
Article 9
La gestion électronique et numérique sécurisée de l'enregistrement des faits d'état civil est faite par les centres de l'état civil et de l'identification et l'organe en charge de l'état civil et de l'identification des personnes physiques.
Article 10
En sus des supports papiers, les supports électroniques servent également à la déclaration, l'enregistrement, le traitement et l'archivage des données de l'état civil et de l'identification.
Article 11
Les données de l'état civil et de l'identification sont traitées à travers une solution informatique mise en place conformément à la législation en vigueur.
Article 12
L'enregistrement des faits d'état civil et des données des personnes physiques est effectué à travers les supports électroniques constitués des moyens de déclaration, d'enregistrement et de sauvegarde des données notamment les logiciels dédiés, les matériels informatiques, les tablettes, les serveurs, les disques durs internes et externes.
Article 13
La forme et le contenu des documents d'état civil et de l'identification produits à partir du logiciel dédié sont conformes aux registres d'actes sécurisés, certificats et documents d'identification sécurisés tels que définis par la législation en vigueur.
Toutefois, ils comportent des éléments de sécurité et de confidentialité garantissant leur intégrité et favorisant leur accessibilité et mise à jour tels que :
- - le Numéro Personnel d'identification (NPI) ;
- - le QR code ;
- - les mentions marginales ;
- - les caractéristiques de sécurité prédéfinies par l'organe en charge de l'état civil et de l'identification des personnes physiques.
Article 14
La gestion électronique du système d'enregistrement des faits d'état civil est effectuée dans un logiciel commun pour tous les centres de l'état civil et produit les formats identiques des actes.
Elle permet d'établir une interaction dans la notification, l'établissement, la certification, l'authentification des actes d'état civil entre les centres de l'état civil et de l'identification et également avec les services concernés.
Article 15
Le système de gestion électronique fonctionne en réseau interne sécurisé étendu où tous les centres de l'état civil et de l'identification sont reliés à un serveur central géré par l'organe en charge de l'état civil et de l'identification des personnes physiques.
Article 16
Le logiciel de gestion électronique de l'état civil est intégré dans un système adossé à une plateforme spéciale tenue selon les besoins de l'organe en charge de l'état civil et de l'identification des personnes physiques et les centres de l'état civil et d'identification.
Article 17
Les actes d'état civil sont enregistrés dans les registres communaux, dans les registres des représentations diplomatiques et consulaires de l'état civil selon les procédés suivants :
- - migration des anciens actes d'état civil (extraits, transcriptions des jugements supplétifs tenant lieu d'acte de naissance, de mariage, de décès actes d'adoption, de reconnaissance et de divorce) ;
- - déclaration et enregistrement des nouvelles demandes d'actes d'état civil ;
- - transcription et migration des nouvelles demandes (jugements supplétifs tenant lieu d'acte de naissance, de mariage, de décès, d'adoption, de reconnaissance et de divorce).
Article 18
La migration des anciens actes d'état civil obéit au principe de numérisation, d'indexation, de traitement et de validation des informations inscrites dans les actes.
Article 19
La numérisation des nouvelles demandes d'actes d'état civil s'effectue des suites de la notification faite par les agents de déclaration et à la demande du requérant.
Article 20
La déclaration des faits d'état civil pour l'inscription au registre communal ou au registre des représentations diplomatiques et consulaires est faite par l'agent de déclaration ou par l'officier de l'état civil qui a procédé à l'inscription.
Article 21
Il est fait obligation aux parents détenteurs d'une copie originale du formulaire de déclaration de se rendre dans le centre de l'état civil territorialement compétent pour participer à la finalisation de la déclaration en vue de s'assurer de la complétude des informations requises pour dresser l'acte.
Article 22
Il revient au chef du centre principal ou du centre secondaire dont relève le centre de déclaration de s'assurer de la remontée des carnets de déclaration, de l'enregistrement correct et de la délivrance de l'acte aux déclarants.
Article 23
L'enfant acquiert dès son inscription au registre communal ou au registre des représentations diplomatiques et consulaires de l'état civil un numéro personnel d'identification.
Article 24
L'enregistrement du mariage célébré dans un lieu de culte ou tout autre endroit dans les registres de l'état civil et au registre communal ou au registre des représentations diplomatiques et consulaires électronique de l'état civil donne lieu à une prise en compte de chacun des conjoints au registre national de l'état civil. Les références de l'acte de mariage sont portées en marge de l'état civil de chacun des époux.
Article 25
Les transcriptions des décisions définitives de divorce sont enregistrées au registre national de l'état civil avec les numéros personnels d'identification des conjoints divorcés par l'officier de l'état civil. Cela donne lieu à une prise en compte au registre national des personnes physiques.
Mention de la décision judiciaire de divorce est faite en marge des actes d'état civil des conjoints divorcés.
Article 26
L'enregistrement du décès au registre communal ou au registre des représentations diplomatiques et consulaires de l'état civil se fait sur présentation de la déclaration de décès délivrée par le service sanitaire du lieu de décès. Cela donne lieu à une prise en compte au registre national des personnes physiques.
Mention en sera faite en marge des actes de naissance et de mariage du défunt.
Article 27
Les actes d'état civil des Guinéens, en ce qui concerne les naissances, les mariages et les décès établis à l'étranger dans la forme de la loi du pays d'accueil, ont pleine valeur juridique en République de Guinée. Toutefois, ces actes ne peuvent agir sur la capacité des parties qui reste déterminée par la loi nationale de même que les conditions de fond et les effets desdits actes.
Article 28
Les actes d'état civil établis à l'étranger au profit du Guinéen vivant à l'extérieur sont centralisés au registre national de l'état civil après leur enregistrement au registre consulaire.
Article 29
Les corrections de données d'état civil autorisées par décisions de justice, les corrections de données nominatives faites par l'officier de l'état civil et l'organe en charge de l'état civil et de l'identification des personnes physiques sont prises en compte simultanément dans le registre national de l'état civil et appliquées dans le registre national des personnes physiques.
Article 30
Les actes d'état civil établis sous forme dématérialisée dans le registre national de l'état civil sont des actes authentiques conservés au moyen d'un archivage électronique.
Article 31
L'officier d'état civil délivre aux citoyens qui en font la demande, les actes, copies et extraits d'actes d'état civil pourvus d'un cachet électronique, d'une signature électronique ou numérisée sur support électronique ou support papier.
Les extraits et copies d'acte d'état civil destinés à être utilisés à l'étranger sont légalisés par le Ministre en charge des Affaires étrangères ou le fonctionnaire délégué par lui. Les extraits et les copies mentionnent la date de délivrance et sont authentifiés par le sceau électronique de l'organe en charge de l'état civil et de l'identification des personnes physiques.
Article 32
Lorsque que le centre de l'état civil et de l'identification ne dispose pas d'un traitement automatisé en état de fonctionner, l'officier d'état civil enregistre les actes sur le registre physique approprié et dresse un procès-verbal. Il procède ultérieurement à l'enregistrement des actes dans le registre communal ou consulaire de l'état civil par le procédé de la numérisation en y annexant le procès-verbal.
Article 33
L'officier d'état civil appose sa signature manuscrite ou électronique sur les actes établis ou modifiés par lui.
Les déclarations et actes de l'état civil sécurisés peuvent être revêtus d'une signature électronique sécurisée ayant la même valeur probante qu'une signature manuscrite.
Le prélèvement et la consignation de spécimens de signatures des autorités habilitées à signer les actes d'état civil sont réglés par arrêté ministériel.
La signature électronique nécessaire à l'authentification d'un acte d'état civil identifie le signataire et établit un lien entre lui, la signature et l'acte auquel elle s'attache et en assure l'intégrité.
Les services compétents chargés de l'authentification d'une telle signature, certifient la signature électronique au moyen d'un dispositif électronique sécurisé qui garantit l'identité de la personne à qui elle est destinée, la date de validité de la signature et les informations qui y sont contenues. Ils vérifient les signatures des personnes enregistrées à l'état civil et enrôlées dans le registre national des personnes physiques.
Article 34
Les Guinéens, quel que soit l'endroit où ils résident, peuvent demander par voie électronique, des actes d'état civil dématérialisés et autoriser les administrations dans le cadre d'une procédure administrative à utiliser les actes disponibles les concernant dans le registre national de l'état civil.
L'officier d'état civil qui reçoit une demande électronique vérifie l'état civil de l'intéressé dans les registres physiques ou consulte le registre national de l'état civil.
Article 35
Les demandes d'annulation, de remplacement, de rectification, de modification, de transcription des actes d'état civil et les demandes de rectification des décisions de justice les concernant, peuvent être présentées ou communiquées par voie électronique. Les conditions et modalités d'application seront fixées par arrêté ministériel.
Le requérant saisit le Procureur de la République ou le juge compétent, par simple requête sur papier libre ou par voie électronique, directement ou à travers l'officier de l'état civil.
CHAPITRE V: DISPOSITIONS FINALES
Article 36
Le présent Décret, qui prend effet à compter de sa date de signature, sera enregistré et publié au Journal Officiel de la République.